Secrétaire Médicale

Identification du poste

Grade : Adjoint administratif
Métier : Secrétaire médicale

Liaisons hiérarchiques : Direction des soins
Sage-femme coordinatrice

Liaisons fonctionnelles : Service Social Cellule parcours
Les équipes médicales et paramédicales des unités de soins
Les patients et leurs familles
Les partenaires extérieurs

Poste de travail :
Quotité : 100% réparties : - 80% secrétariat service social
- 20% cellule parcours
Amplitude horaire : 7h30

Qualification :
Être titulaire du baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent secrétaire médicale

Expérience souhaitée :
Expérience de 6 mois minimum dans le champ médico-social et sanitaire

Missions principales

Le/la secrétaire de service social assure l'accueil des patients et de leur entourage, participe au fonctionnement du service et prend en charge les tâches administratives. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les assistant(e)s socio-éducatif(ve)s afin de faciliter l'accompagnement des patients et d'assurer le suivi des situations.
Au sein de la cellule de parcours, le/la secrétaire a pour mission de sécuriser et d'accélérer le volet administratif des parcours de sortie.

Activités

SERVICE SOCIAL

1. Accueil et information :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires
Réceptionner, écouter et orienter vers les assistantes sociales les appels internes et externes en fonction de leur nature et du degré d'urgence.
Transmettre les informations pertinentes aux professionnels concernés

2. Appui à la gestion administrative :
Vérifier, scanner et transmettre les dossiers administratifs complets : ARDH, APA, MDPH, CSS, MPJ, dossier via trajectoire
Enregistrer l'ensemble des documents dans le dossier patient
Assurer le suivi des démarches administratives (création dossier VIA TRAJEC-TOIRE, réception documents par mail) et en maîtriser les procédures

3. Gestion des dossiers et traçabilité :
Constituer et archiver les dossiers sociaux
Rédiger les informations nécessaires au suivi (traçabilité dans HM Observation sociale)
Consulter et vérifier les droits des patients (CDR)
Garantir la confidentialité des informations traitées
Veiller à l'identitovigilance

4. Gestion administrative et documentaire :
Rédiger, mettre en forme et diffuser : courriers, rapports et comptes rendus
Gérer le courrier et la messagerie électronique
Réaliser les photocopies, scans, classement et archivage
Mettre à jour les annuaires et les documents partagés du service (« Fichiers »)
Veiller à la gestion, à l'actualisation et à la diffusion des supports d'information auprès du public (flyers)
Gérer et actualiser les imprimés (formulaires papier)

5. Organisation et coordination du service :
Assurer la coordination des mises en relation avec les ASE en s'appuyant sur les agendas partagés et les disponibilités des professionnels
Préparer les réunions (organisation, supports, convocations, réservation de salle, etc.)
Participer aux réunions de service
Rédiger et diffuser les comptes rendus

6. Suivi d'activité et gestion logistique :
Participer au rapport d'activité
Gérer les fournitures et les besoins logistiques du service
Gérer le stock de cartons de RDV et de carte de visite, assurer les commandes
Gérer le stock toner du photocopieur et ses commandes

CELLULE PARCOURS :

· Participer à la création d'outils informatiques type tableur EXCEL pour le suivi et la gestion des lits
· Participer au repérage les séjours longs et alerter les collaborateurs (AS, cadres, gestionnaire de lits, DS)
· Participer avec la direction des soins à une enquête de pertinence des hospitalisa-tions en début de période hivernale

Optimisation des flux et logistique de sortie :
· Participer aux réunions de staffs pluridisciplinaires pour identifier précocement les freins administratifs à la sortie avec l'IDE de parcours et le gestionnaire des lits
· Créer des outils de gestion des lits et de suivi des sorties de l'établissement pour l'IDE de parcours et le gestionnaire des lits.
· Participer à la préparation des réunions de travail avec les partenaires de la ville (DAC/CPTS)

Compétences

Savoir-faire :
· Maîtrise des outils informatiques institutionnels (Dossier Patient Informatisé, outils de gestion des lits et des plateformes d'orientation (type ViaTrajectoire).
· Connaissance de base de l'environnement médico-social et des principaux dispo-sitifs d'aide (APA, ASH, CSS, etc.).
· Techniques de secrétariat, de classement et de suivi de dossiers.
· Maîtrise des logiciels EXCEL, WORD

Savoir-être :
Grand sens de l'organisation, rigueur, gestion des priorités et sens de l'accueil, écoute et communication
Esprit d'équipe développé
Dynamisme, persévérance et diplomatie lors des relances auprès des partenaires externes.
Respect absolu du secret professionnel et de la discrétion professionnelle.