ADJOINT ADMINISTRATIF

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’agent administratif intervient au sein :
• du secrétariat de mairie, pour la gestion administrative quotidienne de la commune,
• de l’agence postale communale, de manière ponctuelle selon les besoins du service.
Elle participe à toutes les actions nécessaires au bon fonctionnement des services municipaux, en collaboration étroite avec la secrétaire de mairie et sous l’autorité du Maire.

Missions / conditions d'exercice

Au secrétariat de mairie
Accueil et relations avec le public
• Assurer l’accueil téléphonique et physique du public.
• Informer, orienter et accompagner les administrés dans leurs démarches.
• Gérer les relations avec les associations et les enseignants.
• Planifier les locations de salles communales.
Gestion administrative générale
• Gérer et traiter le courrier et les mails de la mairie.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.
• Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service.
État civil
• Rédiger et délivrer les actes d’état civil (naissance, mariage, décès).
• Délivrer extraits et copies intégrales dans le respect des règles.
• Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
• Assurer le recensement citoyen (Journée Défense et Citoyenneté).
Finances et comptabilité
• Émettre les mandats et titres.
• Suivre les encaissements des loyers.
Ressources humaines
• Participer à la gestion administrative des moyens humains.
• Assurer la paye des agents communaux.
• Renseigner le personnel sur les questions liées à la paye.
• Renseigner annuellement la DADS et effectuer les déclarations auprès des caisses concernées.
Vie municipale
• Préparer et suivre les séances du conseil municipal.
• Rédiger les délibérations et les arrêtés du Maire.
Élections et recensements
• Organiser les élections et assurer le suivi des listes électorales.
• Organiser le recensement de la population.
Gestion du cimetière
• Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière.
• Procéder aux opérations d’attribution, renouvellement et reprise des concessions.
• Assurer l’actualisation du règlement du cimetière et veiller à son respect.
À l’agence postale communale (ponctuel)
• Assurer un renfort ponctuel selon les besoins du service.
• Participer aux opérations postales de base (accueil, affranchissement, dépôts, retraits).
• Apporter un soutien administratif si nécessaire.

Profils recherchés

Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels administratifs.
• Connaissance du fonctionnement d’une mairie et des procédures administratives.
• Connaissance des règles d’état civil, comptabilité publique, élections, cimetière.
• Capacité à rédiger des documents administratifs.
Qualités personnelles
• Sens du service public et de la confidentialité.
• Rigueur, organisation, autonomie.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.
• Qualités relationnelles et sens du contact.
• Capacité à travailler en équipe.
Contraintes et spécificités du poste
• Polyvalence entre plusieurs missions administratives.
• Travail en contact direct avec le public.
• Respect strict des procédures administratives et légales.
• Gestion de périodes d’activité soutenue (élections, budgets, rentrée scolaire…).