Gestionnaire ressources humaines et service à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Rémunération indicative

Grille indiciaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA). Pour les agents contractuels : rémunération selon profil et expérience.

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Directeur Général des Services Adjoint, l'agent assure des missions polyvalentes relevant à la fois de la gestion administrative des ressources humaines et du service à la population. Il/elle contribue à la qualité et à la continuité du service public, assure l'accueil et l'accompagnement des administrés sur les démarches relatives à l'état civil et participe à la gestion administrative des ressources humaines de la collectivité dans le respect des procédures, des règles statutaires et de la réglementation en vigueur.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

1. SERVICE À LA POPULATION

Gestion administrative des procédures et actes d’état-civil
• Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des administrés dans leurs démarches d'état civil.
• Instruire et rédiger les actes d'état civil : naissances, reconnaissances, mariages, pacs, baptêmes civils et décès, les demandes relatives aux changements de nom, de prénom, tous les dossiers de demandes de rectification administrative.
• Assurer l'enregistrement des actes et la tenue des registres.
• Préparer les dossiers de mariage, assurer la publication des bans et contribuer à l'organisation et à la célébration des mariages.
• Délivrer les copies intégrales et extraits d'actes d'état civil.
• Traiter les demandes des notaires ou d’autres organismes.
• Établir et actualiser les livrets de famille.
• Assurer l'apposition des mentions marginales et l'archivage des actes.
• Veiller au respect des procédures et de la réglementation en matière d'état civil.

Gestion administrative des cimetières
• Assurer le suivi administratif des concessions funéraires : attribution, renouvellement, transfert et résiliation.
• Tenir à jour les registres, le règlement et le plan du cimetière et participer à la fiabilisation des données
• Instruire les demandes et assurer le suivi administratif des opérations funéraires (inhumations, exhumations).
• Assurer les relations avec les familles, les entreprises de pompes funèbres et les marbriers.
• Vérifier les titres de concession et veiller au respect de la réglementation funéraire.

Organisation des élections
• Assurer la gestion administrative de la liste électorale : inscriptions, radiations et modifications.
• Participer à la préparation et à l'organisation des scrutins.
• Préparer le matériel électoral et contribuer à la logistique des élections.
• Participer à la tenue du bureau de vote lors des scrutins, selon les nécessités de service.
• Organiser et participer à la commission de contrôle des listes électorales.
• Assurer le suivi administratif des opérations électorales dans le respect du Code électoral.

Gestion du recensement de la population
• Organiser et suivre les listes de recensement.
• Planifier le travail de l’équipe des agents recenseurs en collaboration avec le DGSA.

2. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

En lien avec le Directeur des Services Adjoint, assurer la gestion administrative des dossiers des agents fonctionnaires et contractuels, de leur entrée dans la collectivité jusqu'à leur départ.

• Gérer les recrutements : rédaction et publication des offres d’emploi.
• Préparer et rédiger les actes administratifs relatifs à la carrière et à la situation administrative des agents : arrêtés, contrats, avenants, renouvellements et décisions individuelles.
• Assurer le suivi des différentes positions administratives et des événements de carrière.
• Gérer les absences : congés, CMO, accidents de travail, malades professionnelles…
• Recueillir, contrôler et saisir les éléments variables de paie des agents (absences, congés, indemnités, heures supplémentaires, évolutions de situation, etc.) et assurer leur transmission dans les délais impartis, élaborer et assurer le suivi du budget masse salariale en collaboration avec le DGSA.
• Participer à la vérification des éléments de paie et signaler toute anomalie ou situation particulière au DGSA.
• Rédiger les courriers, les notes de services, les délibérations et documents administratifs correspondants.
• Gérer les formations : informer et inscrire les agents et les élus, gérer les habilitations, transmettre les convocations, gérer les dossiers et droits liés au CPF, élaborer et suivre le plan de formation.
• Actualiser les LDG.
• Assurer la transmission des actes et informations aux organismes et interlocuteurs concernés.
• Informer et accompagner les agents dans leurs démarches administratives et statutaires.
• Garantir le respect des procédures internes relatives à la gestion des carrières.
• Être référente CNAS.

Suivi des carrières
• Participer à la préparation et au suivi des campagnes d'avancement d'échelon, d'avancement de grade et de promotion interne.
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi des carrières.
• Participer à la mise en œuvre des évolutions statutaires et des reclassements indiciaires.
• Assurer le suivi des procédures liées aux titularisations, rapports de stage et autres étapes de la carrière.
• Organiser, si nécessaire, les rendez-vous des agents avec l’élu en charge des ressources humaines.
• Assurer une veille réglementaire, juridique et statutaire dans son domaine d'activité.
• Participer à la mise en œuvre des évolutions réglementaires et des réformes statutaires.
• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires impactant la gestion des agents.

Profils recherchés

COMPÉTENCES REQUISES :

Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise des règles et procédures relatives à l'état civil.
• Connaissance de la réglementation funéraire et de la gestion des cimetières.
• Connaissance du Code électoral et des procédures liées aux élections.
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale.
• Notions en matière de carrière, retraite et positions administratives.
• Connaissance des principes de confidentialité et de protection des données.

Savoir-faire
• Instruire et sécuriser les dossiers administratifs.
• Rédiger des actes, courriers et documents administratifs.
• Accueillir, informer et orienter les administrés et les agents.
• Assurer le suivi de dossiers nécessitant rigueur et confidentialité.
• Appliquer les procédures réglementaires.
• Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers.
• Organiser et hiérarchiser les priorités.
• Travailler en transversalité avec les différents services et interlocuteurs.

Savoir-être
• Sens du service public et de l'accueil.
• Rigueur et fiabilité.
• Organisation et méthode.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et capacité d'écoute.
• Diplomatie, notamment dans les situations sensibles.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Adaptabilité et polyvalence.

OUTILS ET LOGICIELS
• Utilisation des logiciels métiers de gestion de l'état civil, de la population et des cimetières, des RH notamment E-Magnus (Berger-Levrault).
• Pack Office.
• Outils de dématérialisation des actes et procédures administratives.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE
• Respect impératif des obligations de confidentialité liées aux dossiers administratifs et aux données personnelles.
• Disponibilité ponctuelle lors des élections et périodes nécessitant un renfort du service (paye).
• Polyvalence et capacité à assurer un relais sur les activités essentielles du service.