Assistant(e) Aministratif(ve) Facturation et Devis (h/f)) - Aulnay Sous Bois, Seine Saint Denis

Assurer la Gestion Administrative des dossiers clients, de l'établissement des devis jusqu'au suivi de la facturation et des règlements, tout en garantissant la fiabilité des données de la satisfaction des clients.

• Recueillir les besoins des clients auprès des équipes commerciales ou techniques
• Élaborer les devis conformément aux tarifs et aux conditions commerciales
• Vérifier les prix, remises, prestations et délais avant validation
• Envoyer les devis aux clients et assurer leur suivi
• Effectuer les modifications demandées et relancer les devis en attente de validation
• Enregistrer les devis validés dans le logiciel de gestion
• Établir les factures à partir des devis, bons de commande ou bons d'intervention
• Contrôler la conformité des informations (coordonnées, TVA, références, quantités, prix)
• Émettre les factures dans le respect des procédures internes et des délais
• Transmettre les factures aux clients par voie électronique ou postale
• Émettre les avoirs et les factures rectificatives si nécessaire
• Assurer le classement et l'archivage des documents de facturation
• Créer et mettre à jour les dossiers clients dans l'ERP ou le logiciel de gestion
• Vérifier la conformité des documents administratifs et contractuels
• Assurer le suivi des commandes jusqu'à leur facturation
• Contrôler la bonne réception des commandes et des documents associés
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs de suivi
• Contrôler les encaissements et rapprocher les paiements des factures
• Effectuer les factures en retard de paiement
• Effectuer les relances amiables par téléphone et par e-mail
• Préparer les dossiers de recouvrement en cas d'impayés
• Travailler en lien avec le service comptable pour le suivi des créances
• Répondes aux appels téléphoniques et aux courriels
• Traiter les demandes d'information concernant les devis et les factures
• Gérer les réclamation administratives
• Assurer un suivi personnalisé afin de garantir la satisfaction des clients
• Maintenir une communication fluide avec les services internes (commercial, comptable, exploitation)
• Classer et archiver les documents papier et numériques
• Mettre à jour les bases de données clients
• Préparer les reportings administratifs et les tableaux de suivi
• Participer à l'amélioration des procédures administratives
• Veiller au respect des règles de confidentialité et de conformité
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Excellente gestion des priorités.
• Esprit d'analyse et souci du détail.
• Bon relationnel et sens du service client.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie tout en appréciant le travail en équipe.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Formation Bac à Bac +2 en gestion, comptabilité, assistanat ou administration.
• Expérience souhaitée de 2 à 5 ans sur un poste similaire.
• Bonne communication écrite et orale.
• À l'aise avec les chiffres et les outils informatiques.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec des délais à respecter.