Secrétaire Médicale UHSA H/F

L'ÉTABLISSEMENT :
Au sein du département de la Haute-Garonne, territoire en constante évolution démographique, le CH Gérard Marchant se présente comme l'établissement de référence dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. En ce sens, ses équipes participent chaque jour au rétablissement des personnes grâce à une prise en charge continue et de qualité au sein d'un réseau de centres de soins à Toulouse et en Haute-Garonne.
Membre de la Communauté Psychiatrique de Territoire et du Groupement Hospitalier de Territoire de la Haute-Garonne et du Tarn Ouest, son organisation en secteurs s'articule en lien avec d'autres établissements. Pour la psychiatrie adulte, il existe 8 secteurs partagés entre le CH Gérard Marchant (7) et le CHU de Toulouse (1). Pour la psychiatrie enfants et adolescents, 3 secteurs sont portés par le CH Gérard Marchant, le CHU de Toulouse et l'association ARSEAA.
Le CH Gérard Marchant détient donc une réelle responsabilité populationnelle pour laquelle il a su trouver une organisation lui permettant de cibler l'ensemble de la population, du plus jeune au plus âgé et de prendre en charge des publics vulnérables, tels que les détenus, les étudiants et les personnes en situation de handicap. Il prend en charge plus de 11 500 patients en ambulatoire et plus de 1 950 en hospitalisation par an. Sa capacité d'accueil étant de 605 lits et places.
Il se compose à ce jour de 7 pôles médicaux et de 6 directions fonctionnelles représentant plus de 1 500 agents au service de la santé mentale et animés par une vision humaniste de la psychiatrie. Les opportunités professionnelles qu'il propose sont nombreuses et variées. Nous rejoindre c'est participer au développement de projets innovants, favoriser les liens avec la cité, dé-stigmatiser la psychiatrie et améliorer la qualité de l'offre de soins.

LE POSTE :
Le CH MARCHANT à Toulouse recrute un(e) Secrétaire Médical(e) à temps plein au sein de l'UHSA - Pôle de Psychiatrie Légale et Conduites Addictives en Milieu Pénitentiaire.
Identification du poste :
Emploi : Assistant Médico-Administratif
Quotité : 1 ETP
Localisation : Centre Hospitalier Gérard Marchant, UHSA aile A
Rattachement hiérarchique et fonctionnel : Médecin Chef de Pôle, Médecin Chef de Service, Médecin Responsable d'Unité
Liens fonctionnels : Équipe pluridisciplinaire du service, cadres de santé, Admissions, Établissements sanitaires partenaires, Administration Pénitentiaire
Présentation de l'établissement et du Pôle
Le Centre Hospitalier Gérard Marchant est un établissement public de santé spécialisé en psychiatrie, structuré autour de six pôles cliniques et d'un pôle médical et technique.
Le Pôle de Psychiatrie Légale et Conduites Addictives en Milieu Pénitentiaire (PLCAMP) regroupe l'ensemble des dispositifs de soins psychiatriques en milieu pénitentiaire et à l'interface soin-justice-société :
· Le SMPR du Centre Pénitentiaire de Seysses (activité ambulatoire et hospitalisation de jour, 18 places)
· L'annexe du SMPR au Centre de Détention de Muret
· L'UHSA de Toulouse (40 lits répartis sur deux ailes de 20 lits)
· Le CRIAVS Midi-Pyrénées (formation, documentation et recherche autour des auteurs de violences sexuelles)
· L'Unité Fonctionnelle d'Addictologie (UFA)
· L'EMOT (Équipe Mobile Transitionnelle), accompagnant les patients sortant de détention vers le milieu libre
· Le CRESAM (Centre de ressources en santé mentale pour la prévention de la radicalisation)
· L'Unité de Recherche Clinique (URC)
Présentation de l'unité UHSA Aile A :
Les Unités Hospitalières Spécialement Aménagées (UHSA), créées par la loi du 9 septembre 2002, sont des unités de soins psychiatriques implantées au sein d'établissements publics de santé mentale, entourées d'une enceinte pénitentiaire. Elles accueillent des personnes détenues, mineures et majeures, des deux sexes, nécessitant une hospitalisation à temps complet avec ou sans consentement (SL ou SDRE).
L'UHSA de Toulouse reçoit des patients en provenance de l'ensemble des établissements pénitentiaires de la région Occitanie. Les pathologies rencontrées sont comparables à celles d'une unité d'admission de psychiatrie générale en soins sans consentement : décompensations psychotiques et thymiques aiguës, épisodes dépressifs sévères, crises sur trouble de la personnalité. La spécificité du contexte pénitentiaire, avec ses contraintes sécuritaires et ses enjeux cliniques propres, confère à ce travail une dimension institutionnelle particulièrement marquée.
Le secrétariat : le centre névralgique du service
À l'UHSA, le secrétariat occupe une place centrale : une grande partie des informations, demandes et documents nécessaires au fonctionnement du service transite par lui. Il constitue un point d'interface essentiel entre les professionnels de l'unité, les patients et leurs proches, les établissements adresseurs, les services administratifs et les partenaires pénitentiaires. Cette position nécessite rigueur, réactivité, sens de l'organisation, mais aussi une grande fiabilité dans la circulation de l'information.
Missions et attributions :
Le poste s'articule autour de quatre axes complémentaires.
1. Coordination administrative du parcours d'hospitalisation
L'assistant(e) médico-administratif(ve) accompagne administrativement le parcours du patient, de la demande d'admission jusqu'à la sortie. Il/elle contribue directement à la fluidité des hospitalisations et à la coordination entre les nombreux interlocuteurs de l'UHSA.
· Enregistrement, suivi et traçabilité des demandes d'admission ; tenue et actualisation des tableaux de suivi.
· Constitution, gestion et suivi des dossiers d'admission.
· Organisation administrative des entrées, sorties et transferts en concertation avec les médecins, cadres de santé, bureau des admissions et administration pénitentiaire.
· Gestion et suivi des documents relatifs aux soins sans consentement et aux placements : arrêtés, notifications, recueils et documents associés.
· Suivi rigoureux des certificats médicaux et de leurs échéances.
· Transmission des informations nécessaires aux partenaires concernés lors des admissions, levées de SDRE, audiences JLD ou extractions judiciaires.
· Récupération, tri et préparation à l'archivage des dossiers patients.
2. Information, accueil et interface avec les patients et les proches
Le secrétariat est souvent l'un des premiers points de contact avec l'UHSA. La qualité de l'accueil téléphonique et direct participe à l'image du service et à la qualité du lien avec les patients, leurs proches et les partenaires.
· Accueil téléphonique interne et externe, orientation des demandes et transmission aux professionnels concernés.
· Contacts avec les familles et les proches dans le respect du secret professionnel, des règles de confidentialité et du cadre spécifique de l'hospitalisation des personnes détenues.
· Contacts avec les patients au sein de l'unité dans le cadre des missions du secrétariat, avec une posture adaptée, respectueuse et professionnelle.
· Gestion et circulation du courrier des patients en articulation avec l'administration pénitentiaire.
· Capacité à identifier le degré d'urgence d'une demande et à solliciter rapidement le bon interlocuteur.

PROFIL RECHERCHÉ :
3. Participation à la vie clinique et institutionnelle
Le secrétariat n'est pas extérieur à la vie de l'unité : il participe à plusieurs temps collectifs indispensables à la coordination du service. La qualité de la prise de notes, la capacité à repérer les informations utiles et à les restituer avec fidélité sont des dimensions importantes du poste.
· Participation aux réunions cliniques et réunions de synthèse ; saisie des éléments nécessaires dans le dossier patient informatisé lorsque cela relève du secrétariat.
· Prise de notes lors des réunions de fonctionnement, supervisions et autres temps institutionnels ; rédaction et diffusion de comptes rendus lorsque nécessaire.
· Participation aux réunions de coordinaion concernant les mouvements de patients avec les médecins, cadres de santé et partenaires pénitentiaires.
· Contribution à la continuité de l'information entre les différents professionnels et interlocuteurs du service.
· Participation aux réunions institutionnelles relevant du champ médico-administratif, notamment avec le DIM et les archives.
4. Organisation et fonctionnement quotidien du service
Par sa vision transversale de l'activité, le secrétariat contribue au bon fonctionnement quotidien de l'UHSA et constitue un appui organisationnel important pour l'ensemble de l'équipe.
· Gestion et actualisation des plannings médicaux et, selon l'organisation du service, de certains plannings professionnels via les outils institutionnels.
· Élaboration et mise à jour de documents et outils de suivi utiles à l'organisation interne (Word, Excel, tableaux de bord, statistiques).
· Élaboration et diffusion des informations hebdomadaires relatives aux mouvements réalisés et prévisionnels.
· Gestion du courrier interne, des fournitures de bureau et de la salle de réunion.
· Contribution à l'amélioration des outils, circuits et procédures administratives du service.
Conditions d'exercice
· Travail en binôme avec l'AMA de l'aile B dans un bureau partagé.
Planification des absences en lien avec l'organisation du service, validée par le médecin chef de service.
· Rémunération selon les grilles en vigueur dans la Fonction Publique Hospitalière.
Profil recherché
Au-delà des compétences techniques, le poste nécessite des qualités relationnelles et professionnelles fortes. La place centrale du secrétariat implique que l'équipe puisse s'appuyer sur des professionnels fiables, discrets et engagés dans le fonctionnement collectif.
· Rigueur, organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs flux d'informations et priorités.
· Bonne expression écrite, orthographe maîtrisée et capacité de prise de notes rapide, structurée et fidèle.
· Aisance avec les outils bureautiques et les logiciels institutionnels ; capacité à construire des tableaux et outils de suivi simples.
· Aisance relationnelle avec les patients et leurs proches, y compris dans des situations parfois sensibles ou chargées émotionnellement.
· Capacité à travailler au contact d'une population présentant des troubles psychiatriques parfois sévères, dans un environnement sécurisé.
· Goût du travail en équipe pluridisciplinaire et capacité à communiquer avec des interlocuteurs aux fonctions et cultures professionnelles différentes.
· Réactivité, autonomie, capacité d'anticipation et sens des priorités.
· Stabilité relationnelle, tact et capacité à conserver une posture professionnelle dans les situations complexes.
Confidentialité, discrétion et loyauté professionnelle
La position du secrétariat donne accès à un volume important d'informations médicales, administratives, institutionnelles et parfois sensibles. Le respect du secret professionnel et de la confidentialité est donc une exigence fondamentale du poste.
Il est attendu une discrétion constante dans l'utilisation et la circulation des informations, ainsi qu'une loyauté professionnelle envers le service et l'institution : transmission fiable des informations utiles aux personnes habilitées, absence de diffusion inappropriée, respect des décisions et des circuits institutionnels, et capacité à alerter l'encadrement ou les responsables médicaux lorsqu'une difficulté le nécessite.
Modalités de recrutement :
· Grade : AMA
· Mutation, détachement, contrat renouvelable.
· Reprise d'ancienneté réalisée.
· Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière.
· Prise en charge de 75% des frais des abonnements Tisséo, Sncf et VélÔToulouse.
· CGOS (CE) : prestations sociales, aides remboursables logement, CESU, chèques vacances, voyages, chèques culture.
· Restaurant du personnel sur place (Cuisine centrale).
· Congés annuels : 25 CA + 3 CA soumis à conditions et RTT (entre 14 et 19 jours selon la catégorie professionnelle).
· Dispositif d'accompagnement personnalisé à l'installation pour les nouveaux arrivants sur la région toulousaine (logement, démarches administratives, intégration professionnelle et familiale et découverte de la nouvelle ville).