Assistant exécutif (Projets & Coordination DG) - F/H

Du Très Haut Débit pour toutes les entreprises, voilà notre mission !

Covage, qui compte près de 400 collaborateurs, est un opérateur d'infrastructure de gros, spécialiste sur le marché de la fibre optique pour les entreprises. Filiale B2B du Groupe Altitude, plus de 200 opérateurs s'appuient sur ses réseaux neutres et ouverts, pour fournir des services de connectivité très haut débit et à valeur ajoutée aux entreprises et sites publics.

Ce que nous pouvons accomplir ensemble :

Notre entreprise est en pleine transformation, c'est dans ce contexte que vous interviendrez. Nous sommes à la recherche de nouveaux talents qui partagent notre philosophie axée sur l'innovation, la conquête, la transparence, la proximité et le partage.

Covage, c'est bien plus qu'une simple entreprise. C'est la force d'un groupe alliée à l'esprit familial et à la proximité avec nos collaborateurs. Ensemble, nous construisons un environnement où chacun se sent impliqué, stimulé et fier de faire partie d'une véritable aventure collective. Dans ce contexte, nous grandissons ensemble.

Chaque expérience enrichit notre collectif, et nous apprenons les uns des autres. Nous recherchons des personnalités engagées, prêtes à relever de nouveaux défis et à faire preuve d'audace.

Lorsque vous rejoignez Covage, vous intégrez une équipe dont la culture reposera sur la performance, la quête d'excellence et de la rigueur.

Chez nous, tous les candidats ont leur chance. Votre enthousiasme et votre volonté d'apprendre sont des atouts précieux que nous valorisons.

Alors, envie d'apporter votre pierre à l'édifice ?

Au plus près de la Direction Générale, vous assurez un rôle d'assistanat exécutif orienté projet et coordination de la DG en apportant un soutien à la fois organisationnel, administratif et opérationnel au quotidien. Vous veillez à la bonne gestion des agendas, à la préparation des réunions, à l'organisation logistique ainsi qu'au suivi des dossiers de la Direction Générale, afin de garantir un fonctionnement fluide et efficace.

Au-delà de ces missions d'assistanat, vous intervenez également comme appui dans la coordination et le suivi de projets transverses, en contribuant à structurer les sujets, faciliter la circulation de l'information et assurer le suivi des actions engagées.

Dans cet environnement exigeant et en forte interaction avec les équipes internes, vous jouez un rôle clé dans l'organisation, la priorisation et la bonne exécution des initiatives, avec un objectif : permettre à la Direction Générale de se concentrer pleinement sur les enjeux stratégiques de l'entreprise.

Vos missions :

Pilotage opérationnel et suivi des projets

• Structurer les sujets confiés par la Direction Générale en plans d'action clairs et opérationnels
• Assurer le suivi des projets stratégiques et veiller au respect des délais et des engagements
• Transformer les échanges (réunions, mails, notes) en actions concrètes et priorisées
• Identifier les points de blocage et anticiper les risques ou retards potentiels
• Coordonner les différentes parties prenantes internes et externes impliquées dans les projets
• Préparer des notes de synthèse et briefs opérationnels en amont des réunions de direction
• Assurer un suivi rigoureux des priorités et décisions de la Direction Générale

Organisation et coordination du quotidien de la Direction Générale

• Gérer des agendas complexes et évolutifs, en priorisant les sollicitations (prise de RDV, traitement courriers, gestion e-mails, etc.)
• Optimiser l'organisation du temps de la Direction Générale afin de maximiser l'efficacité des journées
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, logistique, suivi)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques (clients, délégants, etc.)
• Accueillir physiquement les rendez-vous
• Coordonner la logistique des réunions et événements (comité de pilotage hebdomadaire et/ou mensuels)
• Rédiger, mettre en forme et assurer la diffusion de documents (courriers, rapports, notes, présentations…)
• Assurer le suivi des signatures et la validation des documents
• Saisir et suivre les notes de frais, assurer leur validation après présentation
• Suivre le processus de validation des commandes d'achat dans Sage
• Mettre en signature les documents dans le respect des procédures internes (relecture, vérification contractuelle et juridique)
• Garantir une circulation fluide de l'information entre la direction et les interlocuteurs internes ou externes

Structuration des outils et amélioration des process

• Mettre en place et maintenir des outils de suivi des projets et des priorités (Notion ou équivalent)
• Structurer l'information afin de garantir une vision claire et partagée de l'avancement des sujets
• Contribuer à l'amélioration continue des modes de fonctionnement et des processus
• Veiller à la traçabilité des décisions et des informations stratégiques

Les atouts pour réussir :

Diplômé(e) d'une formation supérieure (école de commerce, d'ingénieur ou université), vous disposez d'une première expérience réussie (2 à 3 ans) dans un environnement exigeant : conseil, gestion de projet, opérations ou environnement entrepreneurial.

Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation et votre capacité à structurer des sujets complexes, vous savez gérer plusieurs priorités simultanément tout en conservant une vision claire des enjeux.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, la gestion d'agendas complexes de direction, l'organisation des déplacements professionnels et disposez de solides compétences rédactionnelles, tout en appliquant rigoureusement les processus internes et les exigences de conformité.

Doté(e) d'un fort sens de l'initiative, vous appréciez les environnements dynamiques dans lesquels il est nécessaire d'anticiper, de prioriser et de faire avancer les sujets avec efficacité.
Votre esprit analytique et votre capacité de synthèse vous permettent de transformer rapidement des échanges ou des informations multiples en plans d'action concrets et structurés.

Vous êtes également à l'aise avec les outils digitaux et collaboratifs (Notion ou équivalent, outils de gestion de projet, solutions d'IA, etc.) et disposez d'une communication claire, directe et synthétique, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.

Ce poste ne correspond pas à un rôle d'assistanat classique. Il s'agit d'un poste à forte dimension opérationnelle, au cœur des priorités de la Direction Générale, visant à structurer, coordonner et faire avancer les sujets stratégiques de l'entreprise.