Agent d'accueil et administratif H/F

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.

L’agent d’accueil du matin a pour mission principale d’assurer un accueil physique et téléphonique professionnel, fluide et sécurisant pour l’ensemble des visiteurs, patients, partenaires et collaborateurs du site, de 8h30 à 12h30, du lundi au vendredi . En tant que premier point de contact , vous orientez et informez avec précision, garantissant une image irréprochable des différentes entités présentes.

Au quotidien, vous gérez l’arrivée des visiteurs, les dirigez vers les services concernés et assurez la tenue impeccable du poste d’accueil. Vous veillez au bon ordre de l’espace de réception, mettez à jour les supports d’information et prenez en charge la gestion du courrier. Vous répondez aux appels entrants, identifiez les besoins de vos interlocuteurs, transférez les communications et fournissez tous renseignements utiles sur les accès et services.

Au-delà de cet accueil essentiel, vous jouez un rôle pivot dans l’organisation interne grâce à des missions complémentaires :

• Communication interne & créativité : vous gérez la communication de deux établissements via nos Padlets, assurez la mise en page de notre gazette et créez des supports visuels (maîtrise de Canva requise).

• Logistique & événementiel : vous gérez les réservations de salles (via des calendriers partagés Outlook) et des repas de groupe (via notre outil eTickets). Vous devenez le/la référent(e) de l’outil eTickets, apportant support et conseils aux professionnels pour son utilisation.

• Gestion administrative & facturation : vous éditez les factures des services généraux, les orientez dans l’outil Basware et gérez les commandes et réceptions de spécimens pour les professionnels de santé.

• Coordination & suivi : en binôme avec l’agent d’accueil de l’après-midi, vous assurez le suivi du parc automobile et centralisez les signalements techniques pour le lien avec les services généraux.

Par votre action quotidienne , vous contribuez directement à la qualité de l’expérience visiteur, à la cohérence de l’image du site et à son bon fonctionnement opérationnel. Vous facilitez la communication entre les différentes entités, soutenez la continuité des services administratifs et logistiques et participez activement aux objectifs de satisfaction, de professionnalisme et de sécurité portés par la direction.

Nous recherchons une personne dynamique, organisée et dotée d'un excellent relationnel, capable de s'adapter à des missions polyvalentes allant de l'accueil patient à la création graphique.

• Formation type Bac à Bac+2 en administration, communication ou secrétariat appréciée.

Compétences informatiques indispensables :

• Maîtrise obligatoire du Pack Office : vous devez être autonome sur Word (mise en forme de documents) et Excel (tableaux simples, formules de base) dès votre prise de poste.

• Gestion de messagerie : une très bonne aisance sur Outlook (gestion des emails, calendriers partagés, invitations) est requise.

• Création graphique : la maîtrise de Canva est impérative pour la réalisation de nos supports de communication interne.

Ce poste ne convient pas aux candidat(e)s n'ayant pas une pratique régulière et autonome de l'outil informatique .

Autres compétences et savoir-faire :

• Accueil & communication : excellente aisance orale et écrite, capacité à instaurer un climat de confiance immédiat.

• Organisation & rigueur : capacité à gérer simultanément l'accueil, la logistique et l'administratif avec précision.

Savoir être :

• Esprit d'équipe & collaboration : vous aimez travailler en équipe et avez le sens du service pour aider vos collègues.

• Pédagogie : vous savez expliquer simplement le fonctionnement d'outils numériques à des professionnels non-experts.

• Polyvalence & adaptabilité : vous passez facilement d'une tâche d'accueil à une tâche de création ou de gestion.

• Discrétion et bienveillance : essentielles pour évoluer dans un établissement de santé.

Autres informations

• CDI temps partiel (56%) à partir du 24/08/26.

• Horaires de matinée uniquement (8h30-12h30 du lundi au vendredi).

• Rémunération selon convention collective avec reprise de l'ancienneté.

Pourquoi choisir de travailler chez VYV 3 Pays de la Loire ?

• Mutuelle attractive avec reste à charge de 24 €.

• Prise en charge d’abonnement aux transports en commun à hauteur de 75 %.

• Forfait "mobilités durables" pour soutenir vos déplacements.

• Remises sur des achats de soins dans nos activités optique et audio.

• CSE proposant des avantages : chèques vacances et cadeaux, réductions prestations.

• Action logement : aide à la recherche de logement, aide financière à la location.