Secrétaire / gestionnaire de facturation H/F

L'ÉTABLISSEMENT :
L'EPSM Caen est le principal établissement de santé mentale du CALVADOS, et fait partie du GHT Normandie-Centre, dont le CHU Côte de Nacre est l'établissement support.
La capacité de l'établissement est de 320 lits et 239 places sanitaires, 48 lits MAS, 21 places SAMSAH.
L'effectif est d'environ 1300 agents.
Sa zone d'intervention couvre les 2/3 du territoire départemental.
L'EPSM a en charge 6 pôles de psychiatrie générale, 1 pôle de pédopsychiatrie, 1 service médico-psychologique régional, des structures et équipes spécialisées non sectorisées, et 4 structures médico-sociales (CSAPA, CAARUD, SAMSAH et MAS).
LE POSTE :
Le poste est à pourvoir au sein de la pharmacie à usager intérieur de l'EPSM de Caen, à compter du 12/10/2026.
MISSIONS PRINCIPALES

1.
Missions d'accueil, de renseignements et de suivi
Accueil physique et téléphonique
Filtrage et orientation des appels et demandes téléphoniques internes et externes.
Renseignement des interlocuteurs

2.
Gestion administrative
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage et photocopies)
Gestion des factures et des marchés de médicaments et de dispositifs médicaux
Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus de réunion
Saisie et mise en forme des documents pharmaceutiques
Gestion des envois et des réceptions de documents
Préparation - classement et archivage des dossiers
Secrétariat de la réunion fonctionnelle hebdomadaire de la PUI :
Participation à la réunion
Rédaction et archivage du relevé de réunion, après validation
Rédaction et mise à jour des fiches actions, après validation
Gestion des plannings des pharmaciens et des étudiants (internes et externes en pharmacie)
Gestion des fournitures de bureau
Organisation et agencement de la bibliothèque de la pharmacie
Suppléance lors des absences des secrétaires du Pôle PMO pour des activités ciblées et pour l'accueil secrétariat
MISSIONS SPECIFIQUES

1.
Gestion des factures des médicaments et dispositifs médicaux
Réception quotidienne, tri et rapprochement des factures
Liquidation des factures

2.
Gestion des marchés des médicaments et des dispositifs médicaux
Assistance des pharmaciens responsables des marchés
Enregistrement, suivi et gestion quotidienne des avenants
Enregistrement dans le logiciel de Gestion Economique et Financière informatique (GEF) des nouveaux marchés

3.
Gestion documentaire
Revues (abonnements, réception, archivage)
Approvisionnement en documents papier à disposition des personnels de la PUI
Préparation et mise à jour des documents d'accueil des étudiants de 5ème année Hospitalo-Universitaire et des internes en pharmacie
Gestion de la reprographie des documents de communication de la PUI (Info-Soignant, Fiche de Bon Usage, Lettre de l'Apothicaire, compte rendu, plan d'interventions.
)

4.
Secrétariat du Système Qualité de la Prise En Charge Médicamenteuse (PECM)
Saisie et mise en forme des procédures
Saisie et mise en forme des audits
Suivi de la Gestion Documentaire informatique
Secrétariat du bureau PECM
Saisie du bilan annuel de la PUI
PROFIL RECHERCHÉ :
Formation / Diplômes : Niveau bac minimum et expérience en secrétariat requise
Connaissances spécifiques :
La législation sur le secret professionnel, la communication des informations et des données du Dossier Patient Informatisé
Connaissance de réglementation sur l'identitovigilance
Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Maitrise de l'expression écrite et orale