Assistant·e de scolarité

À propos de nous L' INSA Toulouse est une grande école d'ingénieur·es publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l'excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche, c'est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, accrédité par la Commission des Titres d'Ingénieur. L'INSA Toulouse compte aujourd'hui plus de 3200 étudiant·es dont plus de 500 ingénieur·es aux valeurs humanistes diplômés par an. Mission Missions et activités du poste Rattaché·e à la Directrice du département STPI, vous assurez la gestion administrative et pédagogique des étudiants des pré-orientations Ingénierie de la Construction (IC) et Ingénierie Chimique, Biochimique et Environnementale (ICBE). Vous êtes l'interlocuteur·trice privilégié·e des étudiants, des équipes pédagogiques et des services administratifs pour toutes les questions relatives à l'organisation des enseignements et au suivi de la scolarité. Dans ce cadre, vos principales missions sont les suivantes : Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiant·es et des enseignant·es En lien avec les Directeur·trices d'Études (DE), les Responsables d'Unités de Formation (RUF) et les services de l'établissement :

• Accueillir, informer et orienter les étudiant·es, enseignant·es et intervenant·es extérieurs.
• Répondre aux demandes relatives à la scolarité et à l'organisation pédagogique.
• Assurer la diffusion des informations administratives et pédagogiques.
• Faciliter les échanges entre les étudiant·es, les équipes pédagogiques et les services de l'établissement.

Assurer la gestion administrative des étudiant·es et des données de scolarité En collaboration avec les DE et le Service Scolarité :

• Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiant·es par unité de formation.
• Générer et mettre à disposition les trombinoscopes et listes d'étudiant·es.
• Assurer la mise à jour et la fiabilisation des données de scolarité dans les applications dédiées.
• Établir et diffuser les relevés de notes partiels, certificats d'assiduité et attestations diverses.
• Transmettre aux responsables pédagogiques les informations nécessaires au suivi des étudiant·es.

Assurer la gestion et le suivi des enseignements En collaboration avec les RUF et les DE :

• Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans le logiciel ADE.
• Réserver les salles et assurer le suivi des modifications d'emploi du temps.
• Informer les étudiant·es et les enseignant·es des évolutions de planning.
• Participer à la vérification des maquettes d'Unités de Formation et à la cohérence des données pédagogiques.

Organiser les examens et les soutenances et assurer la gestion des résultats En lien avec les RUF, les DE, les responsables d'année, les jurys et les services concernés :

• Préparer l'organisation administrative des examens et établir les feuilles d'émargement.
• Assurer le suivi des absences et des situations particulières.
• Collecter, contrôler et intégrer les notes dans les outils de gestion de la scolarité.
• Organiser les soutenances de stage : planification, convocations, préparation des dossiers de jury et suivi administratif.
• Assurer l'édition et la diffusion des documents liés aux résultats des étudiant·es.

Préparer et assurer le suivi des pré-jurys, commissions pédagogiques et bilans de formation En collaboration étroite avec les DE :

• Établir les bilans des notes nécessaires aux pré-jurys et commissions préparatoires.
• Vérifier les absences justifiées ou non et leur prise en compte dans les validations.
• Préparer les dossiers étudiant·es, les feuilles d'émargement et les documents nécessaires.
• Convoquer les étudiant·es concernés dans le cadre des commissions préparatoires.
• Assurer la mise à jour des résultats et le suivi administratif des décisions prises.

Contribuer au fonctionnement administratif et à l'organisation des activités du département En appui à la direction du département, aux RUF et aux équipes administratives :

• Participer à l'organisation administrative d'actions pédagogiques spécifiques (visites d'entreprises, visites de sites industriels, manifestations pédagogiques).
• Réaliser les démarches logistiques associées (listes d'émargement, demandes de devis, réservations).
• Produire, mettre à jour et diffuser les documents administratifs nécessaires au fonctionnement des formations.
• Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs et pédagogiques.
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion de la scolarité.

Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du département, des évolutions réglementaires et des outils de gestion de la scolarité. Profil Profil recherché De formation de niveau Bac à Bac+2 minimum dans les domaines de la gestion administrative, vous disposez idéalement d'une première expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de gestion de la scolarité. Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec des interlocuteurs variés. Vous faites preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion dans le traitement des informations qui vous sont confiées. Votre sens du service, votre capacité à gérer plusieurs activités simultanément ainsi que votre aptitude à travailler dans des délais contraints constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Compétences et connaissances attendues Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Réglementation relative à la scolarité et aux examens.
• Techniques de gestion administrative.
• Outils de gestion de la scolarité et de planification.
• Environnement bureautique (Word, Excel, etc.).

Compétences opérationnelles

• Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
• Organiser et planifier des activités dans le respect des échéances.
• Exploiter des bases de données et des applications de gestion.
• Élaborer, contrôler et mettre à jour des documents administratifs.
• Rédiger et diffuser des informations adaptées aux différents publics.
• Travailler en coordination avec de multiples interlocuteurs.

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Qualités relationnelles et sens de l'accueil.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Esprit d'équipe et sens du service public.
• Autonomie dans l'organisation du travail.

Contrat

• CDD de 12 mois, renouvelable, période d'essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : 01/09/2026
• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des adjoint·e administratif·tive de recherche et de formation, reprise d'ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.