Secrétaire de direction - 1914 H/F

Le poste

La mission :

L'établissement SESAME a pour ambition d'accueillir et d'accompagner dans leurs démarches d'insertion et de santé des personnes en grande fragilité sociale.

L?équipe est pluridisciplinaire.

Nous sommes à la recherche d'une nouvelle secrétaire de direction, dans le cadre d?un CDI 33h/ semaine.

ACTIVITES AU COEUR DE METIER
1/ Organiser et gérer les activités administratives :
- prioriser et planifier les activités du secrétariat,
- rédiger, mettre en forme des documents,
- garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
- produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
- travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
- renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
- initier les améliorations de l'organisation du service,
- faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en oeuvre.

2/ Faciliter la communication interne et externe :
- veiller au suivi des informations stratégiques,
- accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
- communiquer et rechercher les informations liées à l?activité auprès des services de la Direction Générale,
- garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
- assurer le traitement du courrier.

3/ Assister la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :
- rechercher et communiquer les informations en lien avec l?activité,
- préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
- être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
- veiller au respect des échéances,
- assister la directrice en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
- organiser la logistique d?un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué.

Principales activités relevées, mais cette liste est non exhaustive.

Le profil :

Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de manager