SECRETAIRE DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Dans la grande Région Occitanie, au Nord-Ouest du département de l’Hérault, à 30 minutes de Béziers et à 1 heure de Montpellier, la Communauté de communes Grand Orb, recrute un(e) assistant(e) de direction pour le secrétariat du Président et de la Direction Générale des Services

Missions / conditions d'exercice

Placé(e) sous l’autorité du Président et de la Directrice Générale des Services, vous serez chargé(e) d’assurer :

Le secrétariat du Président et de la DGS

• Organiser l’agenda professionnel de l’élu et du cadre de direction
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction, orienter et transmettre les messages
• Gérer le courrier (réception, traitement, diffusion) et rédiger les courriers courants
• Rechercher et diffuser l’information utile
• Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique, classement

L’organisation des instances

• Planifier les réunions en lien avec l’élu et la DGS (conseil communautaire, commis-sions, conférences des Maires)
• Gestion des assemblées : assurer, en concertation avec la DGS, la préparation administrative et technique des conseils communautaires : rédaction des ordres du jour, envoi des convocations, prise de notes, utilisation du logiciel de vote en ligne, rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et délibérations, transmission au contrôle de légalité

Gestion documentaire
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Profils recherchés

Savoir-faire et connaissances

• Expérience significative sur un poste similaire
• Connaissance du fonctionnement et des règles administratives des collectivités territoriales
• Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu et du procès-verbal
• Connaissance des règles d’archivage des collectivités
• Maîtrise du Pack Office et d’Outlook
• Maîtrise du logiciel de vote en ligne (vote-box) serait apprécié
• Bonne culture générale, excellente maîtrise du français, expression orale et écrite de qualité
• Capacité à organiser, planifier, prioriser et rendre compte

Savoir-être

• Sens du service public et de la qualité de service
• Discrétion et devoir de réserve
• Adaptabilité et réactivité
• Disponibilité
• Sens du relationnel
• Autonomie, dynamisme et polyvalence