ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du Théâtre de Caen, sous la responsabilité du directeur, vous êtes un appui direct, fiable et structurant dans
l'organisation de son activité, la préparation de ses décisions et le suivi de ses orientations.
Vous êtes l'interface entre le directeur et l'ensemble des équipes. Vous participez à la coordination interne et au suivi des activités artistiques, en lien étroit avec le directeur adjoint et en appui des pôles ressources-production et communication, dans un contexte d'activité soutenue.
Vous contribuez aux relations institutionnelles et protocolaires.

Missions / conditions d'exercice

- En qualité d’assistant de la direction (50%), vous gérez et optimisez l’agenda du directeur, organisez ses réunions et
rendez-vous (préparation, convocations, rédaction de comptes rendus…).
- Vous réceptionnez et assurez le suivi du courrier et des communications internes et externes.
- Vous coordonnez la mise en œuvre des décisions, le respect des échéances et l'avancement des dossiers stratégiques
dans le respect des procédures de la collectivité, et développez des outils de pilotage partagés (tableaux de bord, calendriers croisés, etc.) pour accompagner l'action du collectif de cadres.
- Vous organisez les déplacements du directeur et ponctuellement de l’équipe dont le directeur adjoint.
- En lien avec le correspondant RH, vous organisez et suivez la campagne d’évaluation annuelle.
- Dans le cadre du suivi administratif des activités artistiques (50%), vous préparez des notes de synthèse sur les projets
artistiques des saisons, en appui au directeur adjoint et aux équipes concernées.
- Pour se faire, vous assurez la constitution et le suivi des dossiers de programmation (contacts, informations clés, état
d’avancement…) et mettez à jour les informations liées aux projets accueillis et aux productions (distributions, mentions,
évolutions).
- Vous assurez la confirmation des accueils d’artistes et compagnies, après arbitrage de la Direction, et veillez à la
coordination et à la circulation des informations liées aux projets accueillis et aux productions auprès des différents services.
- Vous assurez le suivi du calendrier des saisons et des activités annexes, dont la location des salles du Théâtre, en lien avec
les équipes concernées.
- Vous contribuez à la fiabilité et à la cohérence des contenus des supports de communication en lien avec les équipes
chargées de leur réalisation (relectures, vérification des informations).
- En charge des relations institutionnelles (selon activité de la saison), vous assurez la gestion du protocole lié aux
représentations (quotas et invitations, traitement des demandes, organisation du placement en salle…), avec une participation ponctuelle aux permanences billetterie en lien avec le protocole.

Profils recherchés

- Titulaire d’un grade du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux (ou lauréat de concours inscrit sur liste d’aptitude), vous disposez d’un Baccalauréat ou d’un BTS dans le domaine de l’assistanat de direction et/ou d’une expérience auprès d’une direction ou dans un environnement culturel similaire.
- Vous avez une bonne connaissance du spectacle vivant et un bon niveau en anglais (professionnel).
- Fiable, discret et ayant le sens du relationnel, vous êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés.
- Vos compétences rédactionnelles et de synthèse sont reconnues.
- Disposant d’excellentes capacités d’organisation, de rigueur et de priorisation, vous savez gérer des délais courts et des
pics d’activité.
- Une aisance dans les environnements complexes est attendue, ainsi qu’une maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.