Assistante de direction DTAS Nord (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L'assistant(e) du directeur de territoire gère et anticipe au quotidien tous les aspects administratifs et organisationnels pour le compte de son directeur, dans le champ de délégation qui lui est imparti.
L'assistant(e) est investi(e) d'un rôle de référent et d'interlocuteur RH, en assurant la coordination de la Gestion des Ressources Humaines qui constitue une part importante de son activité.

Missions / conditions d'exercice

\- Assurer la gestion permanente de la vie professionnelle du directeur :

. Assurer la gestion de l'agenda

. Réaliser l'interface entre les diverses sollicitations réceptionnées (accueillir, fil

trer, renseigner et/ou orienter les interlocuteurs et assurer un reporting au directeur

sur les points importants

. Organiser, préparer les réunions et rendez-vous, constituer des dossiers

. Participer aux réunions et réaliser le compte rendu

. Assurer le suivi des projets et des activités de la direction

. Organiser les déplacements

\- Assurer la gestion globale et le suivi du volet RH, en liaison avec le directeur, les chefs

de service, les services du territoire et les services centraux :

. Assurer le suivi et coordonner la gestion des demandes d'emploi et de stage,

de formation, des absences (temps partiel, congés, RTT, maladie, formation...), des campa-

gnes d'évaluation, de formation, de temps partiel, des effectifs (mutation, remplacements,     recrutement, avancement, promotion...), des demandes de remplacement

. Concevoir des outils de suivi, des tableaux de bord, en assurer l'actualisation et le suivi

\- Assurer la gestion administrative :

. Rédiger, élaborer et réaliser la saisie de notes, de courriers

. Assurer la gestion et le suivi des courriers, des parapheurs

. Centraliser, diffuser des informations, des documents, des dossiers soumis à des cir-

cuits et à des échéances (rapports en commission permanente, notes de bureau,

courriers signalés, bilan d'activités, statistiques...)

. Trier, numériser, classer, archiver des documents

\- Assurer la gestion comptable et le suivi budgétaire :

. Réaliser les opérations comptables liées aux dépenses (frais de déplacement,

actions collectives)

. Assurer le suivi de l'exécution budgétaire

. Centraliser les éléments pour les BP et DM

. Suivre l'enveloppe dédiée au Fonds Départemental de Solidarité en lien avec le Cabinet

Profils recherchés

SAVOIR 

\- Maîtrise informatique
\- Connaissance parfaite des attributions de la direction

SAVOIR-FAIRE
\- Sens des responsabilités
\- Esprit de synthèse
\- Capacités rédactionnelles
\- Capacité à prendre des initiatives
\- Apprécier le caractère prioritaire des dossiers et des demandes de contacts
\- Répondre à des sollicitations diverses et variées, relayer les demandes
\- Etablir des relations de travail durables avec des interlocuteurs très variés
\- Capacité à travailler en équipe, en transversalité et en coordination
\- Capacité d'organisation et de rigueur pour tous les aspects gestion (administrative, RH, comptables) 
\- Capacité rédactionnelle
\- Capacité à synthétiser l'information et à la prioriser
\- Mettre en place des outils de suivi, de gestion et de communication
\- Maitriser les logiciels bureautiques et de communication (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et application de messagerie)
\- Capacité à travailler sur les logiciels spécifiques
\- Anticiper et jouer un rôle d'alerte
\- Gérer et anticiper des échéances en lien avec les différents services impactés

SAVOIR-ETRE PROFESSIONNEL

\- Rigueur, méthode, organisation et autonomie
\- Discrétion et qualités relationnelles
\- Aptitude à évoluer dans ses fonctions