ASSISTANT INSTANCES ET VIE INSTITUTIONNELLE SECRETARIAT GENERAL

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

L’assistant Instances et vie institutionnelle, secrétariat général fait partie du groupement de l’administration générale, composé de 7 agents.

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité du chef de service Instances et vie institutionnelle auquel il rend compte de son action, et dans un strict respect des règles de confidentialité, l’assistant Instances et vie institutionnelle, secrétariat général est chargé de :

Missions principales :
• Assurer le secrétariat des instances : rédaction des projets de comptes rendus, suivi du calendrier, des convocations et des invitations ;
• Assurer le secrétariat des réunions liées au dialogue social et aux projets transverses, et participer au suivi des décisions ;
• Assurer le secrétariat juridique (en lien avec le chef de groupement) : enregistrement, classement et transmission des dossiers aux avocats et juridictions, suivi des échéances, relances et archivage ;
• Participer au traitement des dossiers judiciaires et de responsabilité civile de premier niveau (en lien avec le chef de groupement) ;
• Assurer un premier niveau de réponses aux sollicitations du groupement, à l’aide de fiches de procédures et de modèles validés ;
• Assurer l’exécution financière des besoins du service et du groupement (édition et transmission des bons de commande, règlements, paiements d’avocats ou d’indemnités, etc ;
• En lien avec les membres du groupement, assurer la mise à jour et la diffusion d’une foire aux questions (FAQ) interne ;
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi relatifs aux activités du service et au juridique.

Missions secondaires :
• Apporter un appui administratif ponctuel aux autres services du groupement ;
• En cas d’absence du chef de service affaires réservées, chancellerie et communication, assurer les missions liées au secrétariat de direction.

Missions transverses :
• Renseigner les indicateurs d'activité et de performance ;
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures ;
• Veiller au respect de la légalité ainsi que des notes et règlements du SDIS ;
• Assurer le partage des informations avec les autres groupements et services ;
• Contribuer aux actions de communication de l’établissement.

Temps de travail
• Temps complet
• Régime de travail : 39h avec attribution de RTT (ou 35h sans RTT)

Conditions de travail
• Télétravail possible sous réserve de l’autorisation de l’établissement.

Profils recherchés

Diplôme(s) souhaité(s) :
• Niveau 3 – CAP ou BEP dans le domaine du secrétariat ou expérience équivalente.

• Connaissance du domaine juridique et/ou des collectivités territoriales fortement appréciée.

Formation :
• FI de catégorie C
• Cycle de formation CNFPT juridique et assemblées