Assistant de service (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Venez faire vivre le service public !

Le Conseil départemental du Val-de-Marne recherche un

Assistant de service F/H

Titulaire ou contractuel

Rejoignez une direction engagée au cœur de la relation aux usagers et participez au bon fonctionnement d’un service public de proximité !

Avec 7 500 agents exerçant plus de 200 métiers, le Conseil départemental du Val-de-Marne est le deuxième employeur du territoire. Il mène des actions engagées et solidaires pour améliorer la qualité de vie des habitants, des usagers et des agents du département.

La Direction des Relations à la Population (DRP) anime de façon transversale l’ensemble des fonctions d’accueil et les relations entre le Département, ses habitants et ses usagers dans le cadre du projet d’administration. Elle impulse la promotion de l’égalité femmes-hommes, coordonne des actions de prévention et accompagne les usagers dans leurs démarches administratives et numériques.

Elle est composée notamment du Service des Accueils Physiques (SAP), chargé de l’accueil et de l’information du public sur les sites départementaux et dans les permanences en ville, de la plateforme téléphonique 3994, du service courrier ainsi que du service des aides à la mobilité.

Dans ce cadre, le Service des Accueils Physiques recherche un Assistant de service chargé d’accompagner le responsable de service et les équipes opérationnelles dans l’organisation et le bon fonctionnement du secteur.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité du responsable du service des accueils physiques, vous contribuez à l’organisation globale du service, accompagnez les équipes dans leur activité quotidienne et participez à l’amélioration continue du fonctionnement des accueils physiques.
Assister le responsable du service dans l’organisation et le suivi de l’activité
• Organiser la logistique des réunions et des missions (réservation de salles, invitations Outlook, commandes de matériel, suivi des demandes techniques…)
• Rédiger différents documents administratifs et comptes rendus
• Assurer le suivi administratif et le traitement des courriels/courriers
• Utiliser et mettre à jour les outils de suivi d’activité et tableaux de bord
• Exploiter et analyser les données liées à l’activité du secteur
• Assurer un suivi régulier des informations auprès de la hiérarchie
• Participer au suivi de dossiers transversaux et projets spécifiques du service
Collaborer à l’animation quotidienne des équipes
• Participer à l’organisation du travail des équipes terrain (plannings, congés, formations, suivi des outils de gestion du temps)
• Apporter un appui de premier niveau dans la gestion des situations ou problématiques du quotidien
• Participer à l’animation d’ateliers et réunions de travail
• Rédiger les comptes rendus de réunions
• Être à l’écoute des équipes et assurer la remontée des informations nécessaires
Contribuer au bon fonctionnement du service
• Participer aux réunions de service, de direction et aux groupes de travail transversaux
• Contribuer à l’amélioration des procédures et outils du secteur
• Participer aux projets portés par la direction et le projet d’administration
• Apporter un appui ponctuel aux activités des accueils physiques selon les besoins du service

Profils recherchés

Formation :
De Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, de la gestion ou de la relation aux publics.
Expérience :
Une expérience dans les métiers de l’assistanat, de l’organisation administrative ou de la relation aux publics est souhaitée.
Une expérience dans l’environnement territorial ou dans l’animation collective serait appréciée.
Compétences :
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des enjeux liés à l’accueil et à la relation aux usagers
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité d’adaptation et gestion des priorités
• Sens du service public et discrétion professionnelle

CONDITIONS PARTICULIÈRES
• Déplacements réguliers sur le territoire départemental
• Poste partiellement télétravaillable selon les modalités en vigueur dans la collectivité
• Permis B souhaité
• Disponibilité et sens du service public indispensables