Chargé(e) d’accueil et secrétariat (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Au sein du service Accueil Multiservices, vous assurez l’accueil des publics, la gestion administrative du service et le suivi des activités. Vous êtes un interlocuteur privilégié des usagers, des familles, des partenaires et des différents services municipaux.

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative du service

Vous serez chargé(e) de :
- Appliquer et suivre les procédures administratives du service (charte graphique, enregistrement du courrier…).
- Rédiger des projets de courriers, ordres de mission et bordereaux administratifs.
- Préparer les documents pour mise sous parapheur.
- Assurer les relations avec les différents interlocuteurs du service (services municipaux, parents, fournisseurs…) par téléphone, mail ou accueil physique.
- Réceptionner les encaissements liés aux différentes activités.
- Assurer la suppléance dans la régie d’encaissement.

Accueil et information des publics

Vous serez amené(e) à :
- Accueillir, renseigner et orienter les usagers.
- Participer à la gestion quotidienne des activités liées aux services scolaires et périscolaires.
- Assurer la liaison avec les directeurs d’école pour les inscriptions administratives, la restauration scolaire, les garderies, les études surveillées et les demandes de dérogation.
- Assurer la gestion administrative des activités : EMAP, EMM, garderies, études surveillées, école de sport voile, stages nautiques, ACM, restauration et cantine.
- Réaliser la facturation des activités.
- Assurer le suivi des impayés.
- Gérer les déclarations de location de meublés.
- Assurer la gestion des activités via les logiciels métiers.

Gestion administrative et financière du pôle
Vous serez chargé(e) de :
- Enregistrer sous ASTRE les congés, absences et RTT des agents du pôle.
- Participer à la préparation budgétaire des services du pôle (synthèse des besoins, formations et documents financiers).
Enregistrer les demandes budgétaires pour les services ne disposant pas d’un service administratif (notamment le nautisme).

Profils recherchés

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des services municipaux.
- Connaissance des procédures administratives.
- Connaissance de l’environnement des services accueillant du public.

Savoir-faire :
- Assurer l’accueil et l’information des usagers.
- Gérer et suivre des dossiers administratifs.
- Maîtriser les outils informatiques (Excel, Concerto, ASTRE).
- Assurer le suivi administratif des activités.
- Communiquer efficacement avec les usagers, les partenaires et les services municipaux.
- Travailler en transversalité avec les différents services.

Savoir-être :
- Sens du travail en équipe.
- Rigueur et organisation.
- Qualités relationnelles et sens de l’accueil.
- Discrétion professionnelle et respect du devoir de confidentialité, notamment envers les enfants et les familles.
- Capacité d’adaptation et polyvalence.
- Aptitude à accompagner et suivre des stagiaires (suivi pédagogique et formation).

CONDITIONS ET AVANTAGES
- Poste à temps complet
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE) + prime de fin d’année
- Tickets restaurant
- Adhésion à l’ADAS et au COS (Comité des OEuvres Sociales)
- Parking gratuit, ligne de bus dans Fécamp, gare de Fécamp (remboursement abonnement à hauteur de 75%)
- Accès à la formation professionnelle
- Participation prévoyance (garantie maintien de salaire) ainsi qu’une participation à la mutuelle santé (si adhésion au contrat collectif)
- Compte épargne temps