ASSISTANT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - TDM 26-010 (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité des Directeurs Généraux Adjoints référents, vous assurez l'assistanat administratif et organisationnel des pôles Ressources, Développement et Attractivité, Cohésion Sociale et Proximité.
Véritable partenaire du collectif de direction, vous contribuez à la fluidité des échanges, à la coordination des dossiers inter-pôles et la préparation des instances (commissions). Vous veillez au respect des procédures et sécurisez les circuits d'information et de décision.

Missions / conditions d'exercice

Assurer l'appui administratif et organisationnel des DGA
• Gérer les agendas et planifier les rendez-vous des DGA référents ;
• Assurer le traitement des flux entrants : courriels, appels téléphoniques, courriers et sollicitations internes ou externes ;
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs ;
• Organiser et suivre les dossiers confiés en garantissant leur traçabilité ;
• Assurer le reporting régulier auprès de la hiérarchie.

Coordonner les instances et les événements des pôles
• Préparer les dossiers et supports destinés aux commissions et réunions ;
• Organiser les convocations et assurer le suivi administratif des instances ;
• Être l'interface avec le service Assemblées et le service Événementiel afin de garantir le respect des procédures ;
• Organiser la logistique des réunions, événements et temps conviviaux des pôles.

Participer à la gestion du courrier et de l'accueil
• Contribuer au processus mutualisé de gestion du courrier (collecte, tri, diffusion, affranchissement) ;
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs ;
• Orienter les demandes et transmettre les informations aux services concernés ;
• Faciliter les relations avec les partenaires institutionnels et les usagers.

Contribuer aux missions transversales
• Participer à l'animation et au suivi du tableau d'activité partagé des assistantes DGA ;
• Prendre part aux travaux collectifs des assistantes de direction générale et du Cabinet ;
• Réaliser des missions ponctuelles en appui des DGA ;
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers liés à ses missions ;
• Participer à la continuité de service au sein de l'équipe d'assistanat.

Profils recherchés

Vous disposez d'une expérience réussie sur des fonctions d'assistanat de direction, idéalement acquise au sein d'une collectivité territoriale ou d'une organisation complexe.
Reconnu(e) pour votre sens de l'organisation et votre discrétion professionnelle, vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances.
Vos atouts
• Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques ;
• Sens aigu de l'organisation, de l'anticipation et de la priorisation ;
• Aisance relationnelle et sens du service ;
• Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés ;
• Rigueur, autonomie et fiabilité ;
• Respect de la confidentialité et devoir de réserve ;
• Aptitude à rendre compte et à alerter de manière pertinente ;
• Esprit d'équipe et goût pour le travail collaboratif.