Agent de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du Responsable du Secrétariat Général Mutualisé, vous êtes chargé d’accueillir, orienter et renseigner l’usager, les élus et les correspondants téléphoniques. Vous représentez l’image des collectivités auprès des usagers.

Missions / conditions d'exercice

1 / Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité et courtoisie, (informer des délais d’attente, veiller au confort du public) ;
- Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du Hall, disposition des sièges, veiller à la mise à jour des supports, brochures, afficher et diffuser l’information, etc.) ;
- Renseigner le public (recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d'urgence) ;
- Gestion et suivi de l’Agent Virtuel d’Accueil (AVA)
- Travail en coordination avec l’agent d’accueil pour les relations publiques CCGP
- Délivrance des vignettes pour la déchetterie.

2 / Exécution budgétaire : bons de commande, édition de balance et de tout support utile à la gestion budgétaire et comptable de la Ville ou de la CCGP.
3 / Suivi budgétaire : suivi des comptes de la direction mutualisée.

4 / Support au Secrétariat Général Ville / CCGP :
- Gérer les réservations des salles et des véhicules du parc CCGP (création et diffusion des planning le cas échéant) ;
- Gestion du courrier et de la boîte mail générique de la CCGP (réceptionner, trier, enregistrement dans l’intranet, et diffuser) ;
- Préparation des salles pour les réunions (mise en place des visioconférences, des réunions de bureau, etc…) ;
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux (gestion d’urgence, secourisme, incendie) ;
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent ;
- Création et mise à jour des procédures liées au fonctionnement de son poste
- Mise en forme du rapport d’activité de la CCGP

Profils recherchés

- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils ;
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles ;
- Être organisé, méthodique et rigoureux ;
- Faire preuve de pédagogie, de diplomatie, de discrétion, de patience ;
- Faire preuve d’aisance en public ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve ;
- Garant de l’image du Service Public : bonne attitude, comportement et tenue vestimentaire adaptée ;
- Connaître l’environnement institutionnel et le processus décisionnels des collectivités territoriales ;
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics ;
- Connaître tous les interlocuteurs (internes et externes) ;
- Maîtriser l’outil informatique (pack office, Intranet, Internet…) ;
- Faire preuve de méthodologie, d’organisation et de rigueur ;
- Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire) ;
- Connaître les procédures d’urgence (incendie, incident, malaises…) ;
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public.