ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DU SECRETARIAT GENERAL

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction générale des services, placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la responsable du secrétariat général, votre mission consiste à assister le maire et les élus en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, et à participer aux différentes activités du secrétariat général.

Poste à temps complet du lundi au vendredi selon horaires d'ouverture de la Mairie.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions seront les suivantes :

* Gérer le secrétariat du maire et des élus :
- Assurer le secrétariat du Maire (agenda, accueil physique et téléphonique, préparation de réunions, courriers, mails, classement et archivage) et des adjoint(e)s (planning des manifestations, prise de rendez-vous), relais d'information auprès des élus
- Renseigner les interlocuteurs : recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers le service ou l'élu compétent
- Rédiger et mettre en forme tous types de documents
- Gérer le planning des élus d'astreinte, des congés des élus
- Mettre à jour des outils et supports d'astreinte des élus (mallette des Élus, téléphone d'astreinte des élus)

* Traiter le courrier et la boîte mail de la mairie :
- Trier et enregistrer le courrier
- Diffuser aux services et élus concernés les messages reçus sur la messagerie électronique

* Organiser les différents temps officiels (vœux, inaugurations, rencontres avec les habitants...) avec l'appui des services supports :
- Organiser les cérémonies diverses (vœux, inaugurations, etc.), les rencontres des élus avec les habitant(e)s
- Préparer les vœux du maire et tenir les fichiers pour l'envoi des invitations

* Participer aux missions du secrétariat général :
- Rédiger le PV du conseil municipal
- Suppléer la responsable du secrétariat général en son absence

* Assurer des missions de secrétariat pour la directrice de l'administration générale

Profils recherchés

Rigoureux(se), vous avez le sens de l'organisation, savez faire preuve d'autonomie et gérer les imprévus et les urgences. Doté(e) d'un bon relationnel, vous avez le sens du travail en équipe, vous savez également faire preuve de discrétion, de confidentialité et de neutralité.

Compétences et formations requises :
- Maîtrise des techniques du secrétariat
- Qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook)