Agent administratif polyvalent(e) chargé(e) de l'accueil et de l'état civil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Au sein d'une commune de 1 470 habitants, sous l'autorité de la Secrétaire générale et en lien étroit avec le Maire, l'agent administratif polyvalent assure l'accueil physique et téléphonique de la mairie, la gestion des missions relevant de l'état civil ainsi que le secrétariat du Maire et de la Secrétaire générale.

Véritable interface entre les administrés, les élus et les partenaires institutionnels, il/elle contribue à la qualité du service public de proximité en accompagnant les usagers dans leurs démarches administratives et en assurant le traitement des dossiers qui lui sont confiés.

L'agent participe au fonctionnement quotidien de la collectivité en assurant notamment l'accueil et l'information du public, la gestion des actes et formalités d'état civil, le suivi administratif des dossiers, la rédaction et la mise en forme de courriers et documents administratifs, ainsi que l'organisation et le suivi des activités de secrétariat du Maire et de la Secrétaire générale.

Ce poste requiert une grande polyvalence, de la rigueur, de l'autonomie, un sens affirmé du service public ainsi qu'une parfaite discrétion professionnelle.

Missions / conditions d'exercice

Accueil du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et partenaires.
- Renseigner et orienter le public.
- Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes.
- Gérer le courrier entrant et sortant.

État civil
- Instruire et suivre les dossiers d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les actes et documents administratifs relevant de l'état civil.
- Assurer la gestion du recensement citoyen.
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil.
- Veiller à l'application de la réglementation en vigueur.

Secrétariat du Maire et de la Secrétaire générale
- Assurer le secrétariat courant et le suivi administratif des dossiers.
- Gérer les agendas, les rendez-vous et les réunions.
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et documents administratifs.
- Assurer le classement et l'archivage des documents.
- Participer à la préparation et au suivi des dossiers municipaux.

Polyvalence administrative
- Participer aux activités administratives courantes de la mairie.
- Assurer la continuité du service en fonction des besoins de la collectivité.
- Collaborer avec l'ensemble des services et les élus.

Profils recherchés

- Expérience exigée sur un poste similaire en collectivité territoriale.
- Maîtrise des missions d'accueil du public, d'état civil et de secrétariat administratif.
- Bonne connaissance de la réglementation relative à l'état civil et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service public.
- Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité et devoir de réserve.
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie.
- Capacité à gérer les priorités et à travailler dans un contexte de polyvalence.
- Qualités rédactionnelles et parfaite maîtrise de l'orthographe.
- Sens du travail en équipe