Secrétaire médical(e) - service hospitalisation à domicile - h/f

Description entreprise :

REJOIGNEZ-NOUS ! Le centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc établissement support du Groupement Hospitalier de l'Indre (GHT) recrute.

Description du poste :

Statut : Titulaire de la fonction publique hospitalière, CDI, CDD Catégorie : B

Organisation du travail  :

· Poste à temps partiel = 50%

· Horaires : à définir.

· Repos fixe

· Organisation du temps de travail : à définir.

Lieu de travail : pôle VILLE HOPITAL – Service HAD Déplacements liés à la fonction : non 

Suppléance (le cas échéant) : non.

Missions du service

Le service HAD a pour mission principale de prendre en charge des patients à leur domicile pour des soins habituellement dispensés en milieu hospitalier, dans le cadre d’une alternative à l’hospitalisation conventionnelle. Il s’intègre pleinement dans le parcours de soin coordonné et personnalisé du patient.

Il assure la continuité des soins hospitaliers à domicile.

Il réduit ou évite les hospitalisations en établissement.

Il favorise le retour à domicile dans des conditions de sécurité et de qualité.

Il préserve la qualité de vie du patient dans un environnement familier.

La secrétaire exerçant au sein d’un service d’HAD assure un rôle de coordination, de gestion administrative, et de soutien aux équipes médicale et paramédicale.

Elle est en charge de la facturation des actes pour les IDEL.

Elle contribue au bon déroulement de la prise en charge des patients à domicile tout en veillant au respect des procédures médico-administratives et des exigences règlementaires propres à l’HAD.

Missions spécifiques du poste

Accueil téléphonique. 

Gestion administrative des admissions et sorties des patients : saisie et mise à jour des dossiers patients, vérification des critères d’éligibilité à l’HAD, recueil des documents nécessaires (ordonnances, consentements…).

Saisie des CR.

Saisie des codages dans un logiciel métier spécifique.

Création/rédaction d’organigrammes organisationnels et décisionnels pour optimiser le parcours patient.

Réception, traitement, classement et archivage des documents médicaux.

Travail collaboratif avec les intervenants extérieurs.

Facturation des médecins traitants et des kinésithérapeutes à transmettre à la DAFCO.

Facturation et suivi financier des actes des IDEL à transmettre à la DAFCO et aux IDEL.

Support à l’équipe médicale : aide à la rédaction de courriers, procédures.

Statistiques des admissions et sorties des patients.

Commande et suivi du matériel de location avec les prestataires

Gestion des fournitures en bureautique.

Participation aux staffs pluridisciplinaire.

Activités

Gestion des dossiers patients

• Création et mise à jour du dossier administratif et médical des patients en HAD.
• Classement et archivage des documents médicaux : prescriptions, comptes rendus, résultats biologiques, consentements, etc.

Organisation des admissions et des sorties

• Réception et enregistrement des demandes d’admission en HAD (venant de l’hôpital, de la ville ou d’autres structures).
• Planification administrative des entrées et sorties des patients, en lien avec l’équipe de coordination.
• Vérification de la concordance des données administratives et médicales (identito-vigilance, critères d’éligibilité HAD, etc.).

Suivi des documents médicaux

• Réception, diffusion et suivi des documents médicaux
• Contrôle de la conformité réglementaire des documents transmis au service HAD.
• Gestion des comptes rendus d’hospitalisation, d’évaluation ou de suivi.

Facturation et gestion administrative

• Préparation des éléments nécessaires à la facturation des séjours HAD, en lien avec les IDEL, les médecins traitants, les kinésithérapeutes et la DAFCO.
• Saisie des actes, des durées de prise en charge, des éléments de codage
• Suivi des indicateurs d’activité et participation au staff hebdomadaire pluridisciplinaire.
• Commande et gestion des stocks des fournitures en bureautique.

Accueil et information

• Accueil téléphonique des patients, familles et professionnels de santé.
• Information sur les démarches administratives liées à l’HAD.
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel.

Missions spécifiques en lien avec la qualité

  Déclarer les EI et contribuer à leur analyse

Participer aux EPP et CREX au sein du service et du pôle

S’informer du suivi du PAQSS du service

Contribuer à l’élaboration et la réactualisation des procédures, fiches techniques

Fonction d’encadrement 

Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service.

 

 

Profil recherché :

Savoir faire

• Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Sens de l’organisation, gestion du stress et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.
• Connaissance du vocabulaire médical spécifique à l’HAD

Savoir être

• Esprit d’équipe
• Capacité d’écoute
• Discrétion
• Disponibilité
• Réactivité, rigueur
• Qualités relationnelles
• Autonome et organisée
• Gestion de situations sensibles
• Ponctualité

 

Conditions d’accès au poste

Diplôme requis : Diplôme de niveau IV dans le domaine de l’Assistante à la gestion des organisations et de leurs activités ou ST2S.

Formation / expérience professionnelle souhaitée

Titre professionnel de secrétaire médicale ou diplôme de secrétaire médicale avec une expérience en milieu hospitalier.