GH CENTRE ADJOINT ADMINISTRATIF OU ASSISTANTE MEDICO ADMINISTRATIVE 50 % du GCS AURAGEN

L'ÉTABLISSEMENT :
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l'enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l'hôpital Edouard Herriot, l'hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l'adulte et de l'enfant et la prise en charge des patients âgés.

LE POSTE :
CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DU SERVICE/LABORATOIRE
Le projet AURAGEN est un des deux projets retenus dans le cadre du Plan France Médecine Génomique 2025 (PFMG2025).
Ce projet est porté par le GCS AURAGEN composé des 4 CHU et des 2 CLCC de la Région AURA (CHU Grenoble Alpes, Hospices Civils de Lyon, CHU Saint-Etienne, CHU de Clermont-Ferrand, CLCC Léon Bérard et CLCC Jean Perrin).
Le laboratoire de biologie médicale multisite (LBMMS) AURAGEN est localisé sur 3 sites :
- Hospices Civil de Lyon Hôpital Edouard Herriot (HEH) pour le wet lab : Production des séquences
- CHU Grenoble pour le dry lab maladies rares : Bio-informatique maladies rares
- CLCC Léon Bérard pour le dry lab cancer : Bio-informatique génétique tumorale
L'activité du LBMMS AURAGEN couvre les 2/3 du territoire français (soit 50% de la population : Auvergne Rhône Alpes, Bourgogne Franche Comté, Grand Est, Languedoc Roussillon, Nouvelle Aquitaine, Occitanie, Provence Alpes Côte d'Azur, Corse, Outre-Mer).
Le site HEH du LBMMS AURAGEN héberge la plateforme de séquençage très haut débit qui a pour mission de recevoir les prélèvements, extraire l'ADN, préparer les librairies et réaliser des exomes, transcriptomes et génomes entiers.
Les données de séquence sont ensuite traitées sur les sites du CHU Grenoble Alpes et du Centre Léon Bérard de Lyon.
Le poste peut être localisé sur l'un des 6 établissements membres du GCS. Une présence physique 3 jours par semaine sur le site du Wet Lab des HCL est attendue.

DÉFINITION GÉNÉRALE DU POSTE
L'assistant de direction opérationnelle assure, sous la responsabilité de la Directrice Opérationnelle du GCS AURAGEN, un appui administratif et organisationnel au fonctionnement du GCS et du LBMMS AURAGEN.
Il contribue notamment au suivi administratif des conventions et partenariats, à la préparation et au contrôle de dossiers administratifs, à l'organisation des réunions et événements du GCS ainsi qu'à la mise à jour des différents outils de pilotage et tableaux de bord.
Il constitue un appui direct à la Directrice Opérationnelle et travaille en lien étroit avec la Responsable Médicale du LBMMS ainsi qu'avec les différents professionnels et partenaires du GCS.
Compte tenu du fonctionnement multisite d'AURAGEN et du nombre important d'interlocuteurs, le poste nécessite une grande rigueur dans le suivi des échéances, une capacité d'anticipation et de relance ainsi qu'une bonne autonomie dans l'organisation du travail.
L'objectif du poste est de sécuriser et fluidifier le fonctionnement administratif courant du GCS en assurant un suivi fiable et anticipé des dossiers, échéances et outils de pilotage, et en déchargeant la Direction Opérationnelle des tâches de coordination et de contrôle administratif de premier niveau.
PRINCIPALES ACTIVITÉS DU POSTE
1. Suivi administratif des conventions et partenariats
Tenue et mise à jour du tableau de suivi des conventions du GCS ;
Enregistrement et classement des nouvelles conventions et avenants ;
Identification et suivi des dates d'échéance ;
Mise en place d'alertes permettant d'anticiper les renouvellements ;
Relance des interlocuteurs concernés et signalement à la Directrice Opérationnelle des échéances nécessitant une action ;
Suivi spécifique des principales conventions structurantes du GCS : conventions CPG, plateformes INCa, locaux, PNM/PM, FFPE, etc. ;
2. Organisation et coordination des réunions et événements du GCS
Coordination et tenue du calendrier annuel des principales réunions du GCS ;
Coordination des agendas nécessaires à la programmation des réunions ;
Suivi des présences et relances, notamment pour les événements organisés par AURAGEN ;
Préparation des éléments logistiques nécessaires aux réunions et événements ;
Appui ponctuel à l'organisation des manifestations institutionnelles, scientifiques ou professionnelles portées par le GCS.
3. Appui général à la Direction Opérationnelle
Contribution à la formalisation et à l'amélioration des procédures administratives du GCS ;
Appui administratif ponctuel à la Directrice Opérationnelle sur les dossiers nécessitant coordination, collecte d'informations ou suivi d'échéances.
Appui administratif ponctuel selon les besoins du fonctionnement du LBMMS.
Appui à l'organisation et coordination des rendez-vous de la Responsable médicale du LBMMS en lien avec les activités AURAGEN
Contrôle administratif des notes de frais et déplacements : Réalisation d'un premier niveau de contrôle des notes de frais avant transmission pour validation

PROFIL RECHERCHÉ :
COMPETENCES REQUISES
1- Compétences techniques et organisationnelles
Très bonne maîtrise d'Excel et capacité à tenir des tableaux de suivi fiables ;
Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances ;
Capacité à mettre en place et utiliser des outils de suivi et d'alerte ;
Capacité à contrôler la complétude et la cohérence de documents administratifs ;
Bonnes capacités rédactionnelles ;
Maîtrise du classement et de l'archivage documentaire ;
Capacité à organiser des réunions associant de nombreux interlocuteurs.
2- Qualités professionnelles
Très grande rigueur et sens de l'organisation ;
Autonomie dans l'organisation du travail ;
Capacité d'anticipation et de priorisation ;
Réactivité ;
Fiabilité ;
Capacité à relancer les interlocuteurs et à assurer le suivi d'un dossier jusqu'à sa clôture ;
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;
Capacité à rendre compte de manière synthétique de l'avancement des dossiers et à alerter en cas de difficulté.

DIPLOME ET CONNAISSANCES ASSOCIÉES
Formation de niveau Bac +2 minimum dans le domaine de la gestion administrative, de l'assistanat de direction, de la gestion des organisations ou équivalent ;
Expérience souhaitée sur des fonctions d'assistanat de direction, de gestion administrative ou de coordination ;
Une expérience au sein d'un établissement public de santé ou dans un environnement hospitalier/institutionnel serait particulièrement appréciée ;
Profil de type adjoint des cadres hospitaliers recherché ;
Maîtrise indispensable du Pack Office, en particulier Excel, Word et Outlook.

CONDITIONS DE TRAVAIL - EVOLUTION DU POSTE
Poste à 50 % (ouvert à RTT) Temps de travail à 40% possible ;
Recrutement en CDD, possibilité de CDI ultérieure
Temps de travail réparti sur au minimum trois à quatre jours par semaine, afin d'assurer une continuité du suivi administratif et des sollicitations ;
Horaires à définir en fonction de l'organisation du service ;
Poste basé principalement sur le site AURAGEN des Hospices Civils de Lyon Hôpital Édouard Herriot ;
Télétravail envisageable, après maîtrise du poste et selon les règles applicables ;
Rémunération selon statut et expérience.
LIENS HIERARCHIQUES
· Directrice Opérationnelle du GCS

LIENS FONCTIONNELS
· la Responsable Médicale du LBMMS AURAGEN ;
· L'Assistante Administrative en charge de l'Axe communication et Formation
· les biologistes et personnels salariés AURAGEN ;
· les responsables et pilotes de processus du LBMMS ;
· les équipes administratives, financières et RH des établissements membres ;
· les représentants des six établissemens membres du GCS
· les partenaires institutionnels et prestataires du GCS.