Assistant(e) Administratif(ve) au service Administration Générale et Affaires juridiques

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Au sein du service administration générale et affaires juridiques, vous assurez le suivi administratif des marchés publics et accompagnez les services dans leurs procédures d’achat.

Vous participez également à la gestion des contrats récurrents et des achats transversaux, ainsi qu’au pilotage et au suivi des assurances de la collectivité (hors assurances du personnel) : gestion des sinistres, suivi des expertises et des indemnisations, relations avec les assureurs et actions de prévention.

Vous contribuez à la sécurisation des procédures et à l’optimisation des achats de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES
1. Assurer la gestion des marchés publics
- Préparer et suivre les procédures de consultation et les marchés publics ;
- Assurer le suivi des procédures sur Mégalis, de la consultation à la notification ;
- Accompagner les services dans leurs démarches d’achat ;
- Participer au suivi des commissions achats et d’appel d’offres,
- Assurer le suivi administratif et financier des marchés.
2. Assurer la gestion des contrats et des achats transversaux
- Assurer le suivi et le renouvellement des contrats récurrents ;
- Organiser et suivre les achats groupés et les marchés transversaux ;
- Accompagner les services dans l’optimisation de leurs achats.
3. Assurer le suivi des assurances et des sinistres
- Assurer le suivi des contrats d’assurance de la collectivité, hors assurances du personnel ;
- Gérer les déclarations et le suivi des sinistres, expertises et indemnisations ;
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers ;
- Participer aux actions de prévention et accompagner les services dans la gestion des risques.
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES
- Gérer le stock de l’office de la mairie et les besoins liés aux assemblées ;
- Assurer le suivi du contrat avec le CDG 22 et être l’interlocuteur du chargé de mission « Archives » ;
- Assurer en binôme l’enregistrement et la ventilation du courrier ainsi que l’envoi des dossiers des commissions et du conseil municipal ;
- Assurer ponctuellement, en binôme avec la responsable du service, le suivi de différents dossiers administratifs : taxis, dérogations au repos dominical, autorisations de baignade, arrêtés municipaux, protocole, etc. ;
- Participer au suivi administratif des grands événements, en appui de la responsable du service.

Conditions d’exercice et sujétions particulières

Travail en transversalité avec les services de la collectivité et les partenaires extérieurs ;
Activités nécessitant rigueur, organisation, réactivité et respect des délais ;
Utilisation régulière des outils bureautiques, logiciels métiers et plateformes de dématérialisation ;
Participation ponctuelle aux réunions, commissions et événements de la collectivité.

Profils recherchés

Formation et connaissances

Formation en assistanat de direction, gestion administrative (BTS Assistant de gestion PME-PMI ou équivalent) ou en droit public ;
Connaissance du Code de la commande publique ou capacité à l’acquérir ;
Notions de comptabilité publique ;
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et aptitude à utiliser des logiciels métiers ;
Qualités rédactionnelles et capacité à se former.

Savoir-faire et savoir-être

Rigueur, organisation et capacité à respecter les délais ;
Capacité à planifier, prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément ;
Autonomie, esprit d’initiative et capacité à alerter et à rendre compte ;
Qualités relationnelles, diplomatie, écoute et goût du travail en équipe ;
Disponibilité et réactivité ;
Curiosité professionnelle.