Agent administratif polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

- Poste polyvalent d'accueil et de secrétariat
- Poste à pourvoir pour anticiper le départ à la retraite d'un agent du service administratif (doublage prévu)

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL DU PUBLIC
Accueillir, informer, renseigner le public physiquement ou téléphoniquement (assurer la prise de messages, …)
Informer sur les démarches administratives et/ou orienter le public vers les services compétents
Assurer la gestion du courrier entrant/sortant
Traiter les mails

ÉTAT CIVIL ET POPULATION
Établir et délivrer les actes d’état civil
Enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissance, mariage/PACS et décès
Préparer et suivre les dossiers de mariage et participer aux célébrations des cérémonies Assurer les formalités liées aux décès
Effectuer les mentions marginales et mises à jour des actes
Effectuer les transmissions réglementaires aux administrations concernées
Traiter les demandes de copies et d’extraits d’actes
Gérer les flux de population
Gérer le recensement citoyen
Gérer la réservation des salles communales

URBANISME ET DOMAINE COMMUNAL
Enregistrer et transmettre les demandes d’urbanisme au service instructeur
Assurer le suivi administratif du PLUI
Traiter les DT/DICT
Traiter les demandes d’arrêtés de voirie et de circulation
Gérer les conventions d’occupation du domaine public

GESTION DES ÉLECTIONS
Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales
Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales
Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale)
Envoyer les cartes électorales
Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu'aux journées d'élection
Jour de vote : établir les procès-verbaux de vote
Préparer les tirages au sort des jurés d’Assises

ASSAINISSEMENT COLLECTIF
Facturer annuellement les abonnés à l’assainissement collectif
Saisir les données des stations dans fichiers Excel
Faire les déclarations auprès des SATESE 89 et 77 pour les stations
Faire les déclarations SISPEA
Etablir le rapport annuel sur le service de l’assainissement collectif

COMMUNICATION
Gérer et mettre à jour le site internet communal
Diffuser les informations sur les supports Panneau Pocket, panneaux lumineux, sites
intercommunautaire et communal
Préparer les évènements communaux officiels (commémorations, 14 juillet, Noël, colis et repas des anciens, etc …)

CONSEILS MUNICIPAUX

BIBLIOTHEQUE

AUTRES MISSIONS :
- Suivi administratif du Plan Communal de Sauvegarde
- Suivi administratif de la Défense incendie (REMOCRA)
- Veille sanitaire (recensement annuel des personnes vulnérables)
- Suivi et mise à jour de la base d’adresses communale
- Document unique : mise à jour et suivi
- Recensement de la population
- Archives

Missions ponctuelles : Cimetière, remplacement de la secrétaire générale de mairie si absence.

Profils recherchés

Compétences techniques
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, …).
• Capacité à rédiger des courriers, arrêtés, notes et autres documents administratifs.
• Aptitude à organiser, suivre et gérer plusieurs dossiers simultanément.

Qualités personnelles
• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
• Rigueur, méthode et sens des responsabilités.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Aptitude au travail en équipe et en transversalité avec les élus, les agents et les partenaires.
• Réactivité, autonomie et sens de l'anticipation.
• Discrétion, confidentialité et devoir de réserve.
• Sens du service public, disponibilité et accueil de qualité des administrés.