Responsable administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.

Missions / conditions d'exercice

Prendre des notes et saisir des documents
Compléter sur informatique tous courriers et documents types
Etre en charge de l'accueil physique et téléphonique
Organiser et préparer des convocations et assister à des réunions
Préparer les actes d'état civil, assister aux mariages et baptêmes civils
Rédiger délibérations et arrêtés du Maire
Gérer les listes électorales et les élections
Gérer le recensement militaire, les concessions de cimetière et les demandes de CNI
Gérer les calendriers de location de la salle polyvalente et de fêtes et cérémonies
Gérer les certificats d'hébergement pour étrangers
Gérer les courriers, notes, informations et courriels : réception, diffusion, suivi et traitement
Classer les documents administratifs
Réceptionner, trier, contrôler et diffuser les parapheurs
Enregistrer les factures dans le logiciel de comptabilité et faire leur classement
Etablissement du bulletin municipal
Organisation du repas, du goûter des ainés et des bons de Noël aux personnes âgées

Profils recherchés

- SAVOIRS :
- avoir une bonne connaissance des finances publiques ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les procédures administratives ;
- connaître et mettre en oeuvre les orientations et priorités des élus ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles (notes d'opportunité, de synthèse, etc.) ;
- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes, de rédaction des mentions ;
- maîtriser les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique (M14, M4, etc.).

- SAVOIR FAIRE :
- conseiller les élus et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement ;
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;
- définir les besoins du service et les compétences associées ;
- gérer le recrutement, l'intégration, la formation, la carrière des agents ;
- évaluer les agents ;
- élaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations ;
- rechercher des financements et s'adapter aux contraintes financières.

- SAVOIR ETRE :
- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- avoir une réelle capacité managériale ;
- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;
- être autonome.