Responsable du service affaires generales (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Affaires Générales - Etat Civil/Elections/Recensement de la population /Cimetière

POSITIONNEMENT
Responsable du service sous l’autorité directe du secrétaire général – direction générale

CADRE STATUTAIRE
Catégorie B ou C - Filière Administrative - Rédacteur territorial ou Adjoint administratif territorial
RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations avec la Maire et les élus
Relations directes avec la population
Relations avec différents organismes (préfecture, INSEE, tribunaux, et partenaires extérieurs).
Echanges avec les homologues des autres communes,
Référent auprès du Procureur de la République
Relations avec les autres services municipaux (notamment services techniques, accueil, communication).
CONDITIONS D’EXERCICE

Travaille en bureau individuel, déplacements éventuels
Horaires réguliers avec amplitude variable liée à la participation à des réunions avec les élus et l’organisation de commissions
Permanences occasionnelles pour les mariages le samedi après-midi
MOYENS TECHNIQUES

Technologies de l’information et de la communication : téléphone – téléphone portable de service – Matériel bureautique –
Logiciels "Siècle" pour l’Etat-Civil - "Ciril" pour les Elections, liste non exhaustive
Utilisation d’un véhicule municipal

Missions / conditions d'exercice

Organise et encadre le service affaires générales regroupant les services :
• Etat-Civil,
• Elections,
• Recensement de la population,
• Gestion du cimetière.

Optimise et développe les activités de la collectivité dans ces domaines d’intervention.
Gestion administrative et budgétaire des activités du service Affaires générales
- Organisation de l’accueil et de l’information du public
- Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
- Organisation du recensement de la population
- Gestion du cimetière (administrative, inventaire des reprises de concession, suivi des opérations funéraires, des opérations de travaux, hormis gros travaux et espaces verts.)
- Animation et pilotage des équipes
- Veille règlementaire et juridique
- Officier d’Etat-Civil par délégation
- Organisation et tenue des entretiens préalables pour le mariage d’un Français avec un Étranger
- Régisseur titulaire de la régie cimetière
-
Activités à titre exceptionnel

Accueil du Public et téléphonique pour certaines démarches administratives du service des Affaires Générales :

- Délivrance au guichet ou par courrier des actes d’état-civil (naissance, mariage, décès)
- Délivrance des certificats divers (vie, concubinage, changement d’adresse, d’hérédité, attestations d’accueil)
- Légalisation de signature
- Certification conforme de documents pour l’étranger
- Délivrance de tous les documents, autorisations, achat de concession pour un décès
- Instruction et enregistrement des dossiers de Cartes Nationale d’Identité
- Délivrance des autorisations de sortie de territoire pour les mineurs
- Inscriptions sur les listes électorales

Profils recherchés

PROFIL - COMPETENCES

Compétences et connaissances techniques Savoirs être
Maitrise de la réglementation Etat-civil, Elections, Funéraire
Maitrise outils informatiques Word et Excel Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Rigueur dans le travail (Sens de l’organisation)
Maitrise Logiciel Siècle (Etat-Civil) Disponibilité
Maitrise Logiciel Ciril (Elections)
Maîtrise ADEL (actes administratifs) souhaitée
Notions des procédures d’achat public Capacités rédactionnelles
Rigueur dans le maniement des fonds publics
Notions en gestion des ressources humaines Travail en équipe