Assistant de direction - h/f

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique. Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail,   reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

A propos de la structure :

La Délégation régionale Occitanie Méditerranée est basée à Montpellier. Elle représente et renforce la visibilité de l'Inserm dans la circonscription, ainsi qu'à l'île de La Réunion. Elle assure l’accompagnement des Unités Mixtes de Recherche (UMR) dans les domaines suivants : gestion administrative et financière, ressources humaines, prévention, patrimoine, valorisation, communication, systèmes d’information et qualité. La Délégation régionale Occitanie Méditerranée regroupe 21 structures de recherche représentant 86 équipes de recherche.

Les missions du service Affaires Générales et Juridiques se subdivisent en trois axes :

• Expertise juridique, rédaction et suivi des actes juridiques
• Secrétariat général et gestion documentaire
• Pilotage administratif de la délégation

Activités principales :

• Assurer les missions de secrétariat général : gestion simultanée de plusieurs agendas, contrôle des échéances, prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, du courrier et des courriels, accueil physique des interlocuteurs, suivi de la circulation des parapheurs et mise en forme de documents administratifs
• Organiser et coordonner la logistique des réunions internes et externes : réservation de salles, demandes de devis, rédaction et diffusion des convocations, ordres du jour, comptes rendus…
• Préparer et assurer le suivi du planning des congés
• Mettre à jour et administrer les annuaires ainsi que les listes de diffusion électroniques
• Assurer le suivi des stocks de fournitures et de matériels
• Apporter un soutien ponctuel aux différents services de la Délégation dans l'organisation d'événements
• Gérer les questions d'intendance et veiller au bon fonctionnement logistique des services 
• Administrer le planning de réservation des salles de réunion 
• Contrôler, préparer et transmettre les documents nécessaires aux missions de la direction 
• Répondre aux demandes d'information et assurer la liaison avec les services internes ainsi qu'avec les partenaires extérieurs 
• Sélectionner, diffuser et relayer les informations en interne et en externe 
• Mettre à jour, organiser et archiver la documentation, sous formats papier et dématérialisé 
• Assurer le suivi des décisions nationales relatives aux unités de recherche et aux directions d'unités 
• Rédiger, suivre et publier les délégations de signature

Spécificités et environnement du poste : 

• Confidentialité des informations et des données à respecter 
• Disponibilité requise selon les besoins

Niveau de rémunération :

A partir de 2 289.34 € brut mensuel, peut être revalorisée en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

Temps de travail :

• Temps plein 
• Nombre d'heures hebdomadaires : 38h30
• Congés annuel et RTT : 44 jours

Connaissances : 

• Connaissances des techniques de communication 
• Connaissances des techniques de gestion documentaire 
• Maîtrise du Pack Office et aisance sur les outils techniques
• Connaissance des techniques d'élaboration de documents 
• Connaissance des principes et règles de fonctionnement des établissements publics

Savoir-faire : 

• Capacité à rendre compte 
• Capacité à accueillir et prendre des messages 
• Capacité à enregistrer et classer les documents 
• Capacité à hiérarchiser et à traiter les urgences 
• Capacité à utiliser des manière agile les outils bureautiques
• Capacité à rédiger des rapports, des documents et des comptes rendus
• Capacité à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Savoir-être :

• Réactivité 
• Discrétion
• Autonomie
• Rigueur et fiabilité 
• Qualités relationnelles 
• Force de proposition 
• Sens de l'organisation 
• Qualités rédactionnelles 

Niveau d'expérience : 

Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée

Niveau de formation : 

Niveau Baccalauréat +2 dans le domaine de la gestion administrative / sécrétariat