Assistant administratif logistique

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Vous êtes le référent au niveau des associations, vous gérer la location des salles communales et vous intervenez lors de l'absence de l'assistante administrative des services techniques et en urbanisme.

Missions / conditions d'exercice

Référent associations :
 Gérer les demandes de subvention des associations – suivre les dossiers et répondre aux demandes
 Suivre les demandes particulières des associations en liaison avec le responsable du service manifestations et le responsable hiérarchique
 Rédiger les arrêtés d’ouverture de débits de boissons et compléter le registre
 Assurer le suivi de la boîte mail « associations »
 Organiser les cérémonies commémoratives et participer aux cérémonies
 En collaboration avec le Responsable du service Manifestations, gérer le prêt du minibus
Référent des locations de salle
 Organiser les états des lieux des trois salles en location (Salle Anicet CHOQUET, Salle Marguerite GRARE, Salle Polyvalente du Complexe Polyvalent Sportif Gilbert LIEVIN) ;
 Gérer la vaisselle des trois sites en cas d’absence de l’agent réalisant les états des lieux ;
 Rédiger les courriers relatifs aux locations (associations, particuliers, entreprises) ;
 Gérer le planning des trois salles en location en relation avec le responsable du service manifestations ;
 Assurer l'affichage réglementaire des trois salles en location ;
 Gérer le prêt de matériel
 Suivre l'inventaire du matériel des trois salles en location en relation avec la secrétaire des Services Techniques ;
 Suivre l'entretien du matériel des trois salles en location en cas d’absence de l’agent réalisant les états des lieux;
 Assurer le suivi de la boîte mail « locations »
Développeur de programmes de gestion
 Développer un programme facilitant la gestion des plannings du personnel du service
 Développer un programme de gestion des salles en location et des salles utilisées par les associations
 Développer un programme de gestion du matériel prêté dans le cadre des manifestations organisées hors de la commune
 Développer un outil de gestion des services techniques : planification des travaux et gestion des stocks en lien avec le Responsable des Services Techniques, registre des interventions, suivi des consommations des bâtiments communaux

Suivi du budget du service entretien des bâtiments / manifestations
 Créer le budget prévisionnel du service
 Assurer le suivi du budget du service
Polyvalence Service Urbanisme/Travaux
 Assurer l’accueil physique et téléphonique du service urbanisme et du secrétariat des services techniques
 Répondre aux demandes d’urbanisme des notaires
 Rédiger des arrêtés de voirie, des autorisations d’occupation temporaire du domaine public
 Utiliser le logiciel métier

Profils recherchés

 Bien connaître le fonctionnement des trois salles en location ;
 Avoir de bonnes qualités relationnelles ;
 Savoir utiliser les différents appareils mis à disposition dans les trois salles en location ;
 Connaître le fonctionnement d'une Collectivité Territoriale ;
 Savoir faire preuve de pédagogie ;
 Rendre compte à sa hiérarchie ;
 Connaître les consignes de sécurité ;
 Savoir travailler de façon transversale avec les collègues et ponctuellement le week-end ;
 Être force de proposition ;
 Avoir le sens du service public ;
 Être autonome et rigoureux ;
 Être ponctuel, assidu et disponible ;
 Appliquer les principes de discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.