Assistant au Protocole (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Rémunération statutaire avec prime de fin d'année - Tickets restaurants / Participation Mutuelle - 75% pris en charge abonnement transports Trains / Bus- COS +

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du Directeur de Cabinet et de la Responsable du Protocole, vous serez amené(e) à gérer et organiser différentes manifestations communales, ainsi que les réceptions protocolaires, à gérer le stock des fournitures pour les réceptions, à gérer le secrétariat du service Protocole ainsi que le fichier protocolaire.

Missions / conditions d'exercice

Protocole
• Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet du Maire et la Responsable du Protocole ;
• Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés ;
• Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques ;
• Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions ;
• Approvisionner le Cabinet du Maire ;
• Gérer le secrétariat du Service Protocole ;
• Gérer le fichier protocolaire.

Descriptions du poste :
Protocole :
• Assurer l’accueil des réceptions et mettre en place les apéritifs d’honneur ou des cocktails : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques, etc ;
• Gérer les apéritifs offerts par la municipalité dans le cadre des manifestations Patriotiques et Protocolaires ;
• Gérer les réunions de travail : pause-café, collation, noce d’or, départ à la retraire sur demande du Cabinet du Maire ;
• Choisir et contrôler les prix des commandes des matériels nécessaires au fonctionnement de ce service en lien avec le Responsable du Protocole : gerbes, nappes, boissons, drapeaux, biscuits/toasts, cadeaux officiels, etc ;
• Gérer les stocks des médailles de la ville et les cadeaux d’autres types ;
• Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux d’effectifs et de manifestations, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés, liste protocolaire ;
• Gestion des stocks et des locaux (rangement des locaux Protocole) ;
• Contrôle de la mise en place des réceptions et manifestations ;
• Gestion des pavoisements de la ville à l’occasion des manifestations patriotiques ou pavoisements exceptionnels en lien avec le CSP.

Degré d'autonomie du poste : Animation et gestion du Protocole en lien avec le Responsable et le Cabinet du Maire.

Contraintes spécifiques du poste :
• Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole) ;
• Remplacement en cas de besoin ;
• Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés.

Permis de conduire demandé.

Horaires :
• Protocole :
- 08h30-12h30 et 13h30-17h00 (Lundi au jeudi) ;
- 08h30-12h30 et 13h30-16h00 (vendredi).
• Cycle hebdomadaire : 36h30 ;
• Flexibilité horaires : possibilité de travail week-end, jour férié, le soir, etc ;
- Formation bureautique - Accueil.

Profils recherchés

Savoir :
Protocole :
• Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipal.

Savoir-Faire :
• Capacité à évaluer les priorités des demandes ;
• Capacité d'adaptation et d'autonomie ;
• Orthographe et présentation irréprochable ;
• Rédiger les courriers en direction des personnes ressources en relation avec les élus du conseil municipal ;
• Savoir travailler en transversalité avec les autres services et les élus de secteurs ;
• Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations ;
• Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix) ;
• Porter du poids (marchandises/boissons).

Savoir être :
• Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Sens de l'accueil ;
• Rigueur, précision et organisation ;
• Présentation et hygiène irréprochable ;
• Confidentialité totale ;
• Disponibilité ;
• Être polyvalente ;
• Être dynamique ;
• Être méthodique ;
• Être autonome ;
• Avoir l’esprit d’initiative ;
• Être disponible.