Responsable du service des Assemblées

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Placé(e) sous l’autorité du directeur des affaires juridiques et des assemblées, le responsable du service des assemblées assure le bon fonctionnement des assemblées délibérantes de la Commune, notamment le conseil municipal, en garantissant l’organisation, la préparation, la tenue et le suivi des séances des assemblées

Missions / conditions d'exercice

Coordonne la préparation et l’organisation des réunions du conseil municipal
Planifie le calendrier annuel des conseils municipaux (rétroplanning)
Prépare les séances du conseil municipal en lien avec les autres directions
S’assure de la complétude des rapports (information claire et précise, coût financier, etc.)
Organise les réunions préparatoires afin de fixer l’ordre du jour en coordination avec les élus et les services municipaux
Prépare les dossiers de séance et transmet la convocation aux élus dans le respect des délais réglementaires.
S’assure du bon déroulement de la séance (suivi des votes, procurations, quorum, etc.)

Assure le suivi administratif des décisions de l’assemblée délibérante
Contrôle la qualité et la conformité des actes préparatoires (examen des visas, considérants, etc..)
Vérifie la conformité des projets de délibérations et des décisions avec la réglementation en vigueur (pré-contrôle de légalité)
Transmet les actes au contrôle de légalité et publie les actes réglementaires
Suit les décisions prises dans le cadre de la délégation de pouvoirs au Maire
Assure une veille juridique relative au fonctionnement des assemblées délibérantes

Gère les actes relatifs à l’assemblée (délibérations, procès-verbaux, liste des délibérations, etc.)
Rédige ou supervise les délibérations et les procès-verbaux des séances
Assure la conservation des actes
Suit l’exécution des décisions prises par les assemblées

Accompagne dans l’organisation et le suivi des différentes assemblées (conseil d’administration, conseil d’exploitation, etc.)

Coordonne le service des assemblées
Encadre et anime l’équipe
Répartit les activités et fixe les priorités
Développe et met en place des procédures internes pour améliorer le fonctionnement du service
Met en place des outils de suivi (tableau de bord, etc.)
Participe à la modernisation des pratiques

Profils recherchés

Formation
Pratique dans la préparation des actes de l'assemblée délibérante
Formation dans le contrôle des actes (a priori et a posteriori)

Aptitudes techniques

Connaissance approfondie des institutions et du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise du cadre juridique des actes des collectivités territoriales
Connaissance des procédures de préparation et de suivi des réunions des assemblées

Qualités principales

Sens de l’anticipation et de l’organisation.
Esprit d’équipe
Esprit d’initiative et de réactivité
Bon relationnel avec les partenaires internes et externes