Assistant.e administratif.ve - h/f

Description de l'offre

Sous la responsabilité de la directrice de site, vos principales missions seront :

Accueil et secrétariat
Prendre en charge l'accueil téléphonique, l'accueil sur le site et l'orientation des personnes.
Réceptionner les candidatures des salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers…
S'assurer de la bonne transmission des informations du planning aux encadrant.es et salarié.es en insertion.
Réaliser un compte rendu régulier des activités administratives à l'attention de la direction.

Suivi administratif des salariés

Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (DPAE, agréments, etc…).
Effectuer les démarches d'embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE…) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour de la plateforme ASP …).
Editer les avenants de renouvellement de contrat.
Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salarié.es et les transmettre au service Paie en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d'acompte, justificatifs de transport, régularisations… Mettre sous plis les bulletins de paie et s'assurer de la bonne distribution.
Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salarié.es en insertion (aide à l'organisation pratique des départs/sorties si nécessaire, renseigner et mettre à jour le logiciel de suivi Siham)
Suivi administratif d'exploitation
Contribuer à la gestion des fournitures administratives de l'établissement.
Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données.
Remplir les heures sociales dans le tableau des heures.
Mettre à jour le calendrier collaboratif de l'établissement.
Participer au suivi administratif des prestations.

Des missions additionnelles pourront vous être confiées en fonction des besoins.

Profil recherché

Votre formation :  niveau BAC+2 en Gestion des Ressources Humaines ou administration du personnel ou paie

Votre expérience : Expérience souhaitée à des postes similaire de 2 an minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l'activité économique (SIAE)

Vos compétences :

- Capacité rédactionnelles

- Capacité d'organisation dans un contexte évolutif

- Compétences relationnelles, d'écoute et respect de la confidentialité

- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires variés

- Maîtrise de l'outil bureautique : Word, Excel, Outlook

- Connaissance des logiciels : Chronos, Sage Paie

Vos qualités personnelles : Patience, bienveillance, adaptabilité. Polyvalence, rigueur, autonomie. Adhésion au projet, sens de l'engagement et esprit d'équipe

Lieu de travail : sur site - CAP18 Porte d'Aubervilliers (Paris 18e)

Votre rémunération :  2 024,41€ brut/ mois pour 39 heures hebdomadaires, statut employé + 6,5 jours de RTT par an + Tickets restaurant à 9,50€ (dont 60% à la charge de l'employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale

Nos + : Un parcours d'intégration et des formations spécifiques à destination des chargé.e.s d'accompagnement social et professionnel. Des perspectives d'évolution de carrière et de mobilité au sein d'un groupe reconnu dans son secteur

À propos de Groupe Ares

Le Groupe Ares, Association pour la Réinsertion Économique et Sociale, est un acteur majeur de l'insertion par l'activité économique, présent en Ile-de-France et en Auvergne-Rhône-Alpes. Créé en 1991, sa vocation première est de favoriser l'insertion de personnes éloignées de l'emploi et en précarité (jeunes sans qualification, personnes en situation de handicap…) en leur offrant un travail et un accompagnement social individualisé. Pour accompagner près de 3000 personnes par an (incluant les salariés en insertion et les bénéficiaires de nos programmes), plus de 400 salariés permanents travaillent au siège à Pantin et dans les 17 établissements du groupe.

Créé en 1997, Ares Atelier est un des établissements historiques du Groupe Ares où est accompagnée vers le retour à l'emploi une population qui en est particulièrement éloignée et faisant face à d'importants freins sociaux. Situé au sein de CAP18 à proximité de la Porte d'Aubervilliers, Ares Atelier intervient comme prestataire logistique, sur des prestations de logistique documentaire et e-commerce réalisées quotidiennement par les bénéficiaires en parcours. Ces derniers bénéficient d'un accompagnement renforcé à la résolution de leurs problématiques sociales et se voient proposer des ateliers de vie sociale visant à établir des repères et à redonner confiance.

En 2023, un projet de transformation de la structure a été mené afin d'accueillir toujours plus de personnes en situation de grande exclusion et d'adapter les accompagnements aux problématiques de santé mentale, frein de plus en plus représenté chez les publics accueillis. Des parcours progressifs de remobilisation sociale et professionnelle ont été construits pour permettre à chacun.e de se rétablir par le travail. Par ailleurs, Ares Atelier a obtenu de nouveaux agréments et est désormais articulé autour de 3 dispositifs : un Dispositif Premières Heures (DPH), un Centre d'Adaptation à la Vie Active (CAVA) et un Atelier Chantier d'Insertion (ACI). Les bénéficiaires sont recrutés sur la base de leur motivation et en fonction de leurs capacités sur un rythme de travail allant de 6h à 31h par semaine.

Pour contribuer à la mise en œuvre de son projet d'évolution et répondre à l'accroissement du nombre de bénéficiaires accueillis (de 26 à 50 personnes en parcours en 2024), Ares Atelier recherche un.e Assistant.e Administratif.ve pour renforcer son équipe administrative.