ASSISTANTE CHARGEE DE PLANIFICATION

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer le soutien administratif du pôle Cadre de Vie. Participer à la coordination administrative des activités des équipes techniques afin de garantir le bon fonctionnement des services.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat Cadre de Vie

• Planifier et organiser les réunions de la direction : réunions de coordination, réunions avec les encadrants, comité de direction, proposer des ordres du jour, rédiger et mettre en forme les comptes- rendus ou relevés de décision et en assurer leur diffusion et effectuer le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
• Assurer la coordination administrative de la direction
• Assurer la transversalité au sein des services
• Relayer et expliciter l'information ascendante et descendante
• Gérer les courriers, courriels et appels téléphoniques.
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs d'activité.
• Réceptionner et gérer les boîtes mails
• Gérer les courriers « arrivée et départ » : mettre en place et assurer un suivi de la circulation des documents (à l'arrivée et au départ)
• Suivi de l'évaluation et des feuilles de route

• Participer à la préparation, à la rédaction et à la mise en forme des actes administratifs relevant du pôle Cadre de Vie (décisions, arrêtés, délibérations, conventions, notes et courriers administratifs)
• Assurer le suivi des actes administratifs jusqu'à leur signature, leur transmission et leur exécution Profils recherchés

• Connaître le fonctionnement d'une collectivité et les circuits de validation et les procédures administratives
• Avoir des capacités rédactionnelles : courriers, actes administratifs,
• Posséder des compétences avancées dans l'utilisation des outils informatiques et de télécommunication (bureautique, messagerie électronique, internet et logiciels métiers)
• Posséder une bonne maîtrise de l'expression orale et de la rédaction écrite

• Savoir gérer des plannings et des tableaux de bord
• Posséder un forte capacité d'anticipation, d'organisation et de rigueur
• Aptitude à travailler en équipe et en lien avec des interlocuteurs multiples
• Aptitude à la prise d'initiative en lien avec sa hiérarchie
• Capacité à la rédaction et maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus)
• Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités, esprit d'initiative et créativité
• Savoir ordonner les priorités et gérer de "front" plusieurs dossiers
• Maîtrise de l'outil informatique, bureautique et logiciels métier (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Powerpoint...)

• Sens de l'organisation et de la planification.
• Rigueur et fiabilité.
• Autonomie.
• Discrétion professionnelle.
• Esprit d'équipe.
• Qualités relationnelles.
• Capacité d'anticipation et d'adaptation.

• Travail de bureau
• Disponibilité en fonction des obligations du service
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Station assise prolongée
• Travail sur outil bureautique