Secrétaire de direction en télétravail

Au cœur d'une région reconnue pour sa qualité de vie, l'Université d'Angers, 3è employeur du territoire, offre un environnement propice à l'épanouissement de ses personnels et étudiants.

Elle comprend 4 Facultés, 1 IUT, 1 école d'ingénieur, 1 IAE, 1 Institut de tourisme et 31 unités et structures fédératives de recherche.

Vous vous reconnaissez dans les valeurs d'innovation, de citoyenneté, de partage et d'accompagnement de l'Université d'Angers ? Nous sommes engagés dans la promotion de l'excellence académique et de la coopération internationale, et nous croyons que la collaboration est la clé de notre succès. L'UA est depuis l'été 2022 lauréate de l'appel à projet d'alliance européenne EU GREEN.

La Direction de l'International apporte son expertise en matière d'internationalisation, supervise le développement de partenariats, accompagne le montage et assure le suivi des projets européens, accompagne la mobilité pour tous, assure l'enseignement du français et l'accueil des publics internationaux.

La direction compte plus de 30 agents répartis dans différents pôles :

• Bureau des internationaux
• Centre de langue française pour étrangers
• Cellule d'appui au montage de projets européens
• L'assistant·e de direction agira sous l'autorité de la Directrice de l'International (n+1).

Elle/Il est amené·e à travailler avec l'ensemble des personnels de la direction, avec les personnels des composantes et des différents services de l'université. Assurer l'assistanat de direction du service

• Gestion des agendas de la Directrice et de la Vice-Présidente International et Égalité
• Diffusion des communications internes et externes au sein de la Direction (téléphonique, électronique, physique)
• Organisation logistique des réunions : communication des ordres du jour, suivi des émargements, rédaction et diffusion des comptes rendus
• Assistance de saisie des agents de la direction dans l'outil Notilus dédié à la planification et la réservation des déplacements (assister et accompagner les utilisateurs, valider les déplacements)
• Suivi des bons de commande et attestations délivrées dans le cadre des BIP en lien avec les composantes.

Assurer le suivi des actes administratifs de la direction

• Organisation, alimentation et mise à jour des bases de données relatives à la gestion administrative (conventions, décisions), financière.
• Suivi administratif des stages effectués à la DI (signature de la convention, versement des gratifications)

Suivi des dossiers de mobilités des personnels (STA) dans Moveon (logiciel métier) : constitution des contrats d'enseignement et financier, gestion des bourses

• Suivi des dossiers de mobilité OS (diffusion des informations, suivi des justificatifs et rapport, enregistrement dans Moveon)
• Participer à l'organisation des évènements en lien avec l'international
• Organisation de l'accueil de délégations étrangères (coordonner les plannings, réserver les salles)
• Accompagnement des composantes dans l'accueil des délégations étrangères
• Participer aux actions et évènements de la direction en fonction des besoins.

Langue anglaise

• Techniques de présentation écrite et orale
• Technique d'élaboration de documents

Utiliser les outils bureautiques

• Poste ouvert uniquement aux contractuels

Catégorie/corps : B-TECH-Technicien·ne

Diplôme minimum requis : Bac

Type de contrat et durée : CDD de 4 mois jusqu'au 31/07/ 2026

Avantages liés au poste :

• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Parcours d'accueil et formations