Assistant ou assistante administratif.administrative direction du patrimoine

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Rédacteur

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e à la Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Aménagement durable, Cadre de vie et Patrimoine, vos missions principales consistent à l’assister dans l’organisation et la gestion administrative des différents secteurs et de dossiers spécifiques.
Les champs d’intervention de l’assistant.e couvrent l’ensemble des dossiers du pôle. Vous assurez une aide permanente en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction du pôle,
• Assurer l’interface avec le secrétariat de la Direction Générale des Services,
• Assister la Directrice Générale Adjointe dans l’organisation, la préparation, le traitement et le suivi des dossiers confiés,
• Assister la Directrice Générale Adjointe pour l’élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,
• Organiser et gérer l’agenda de la Directrice Générale Adjointe,
• Organiser et planifier les réunions,
• Préparer les dossiers pour les réunions,
• Assurer la prise de notes, la mise en forme de travaux de bureautique et la rédaction des comptes rendus lors des certaines réunions,
• Suivre la gestion du courrier (traitement et suivi),
• Préparer des bilans d’activités et tenir des tableaux de bord,
• Classer et archiver les dossiers,
• Gestion des dossiers relatifs aux sinistres « catastrophe naturelle »,
• Organisation des commissions « accessibilité aux personnes handicapées »,
• Suivi des dossiers et demandes en lien avec les services du pôle,
• Remplacement ponctuel de l’agent d’accueil, en lien avec les assistantes du pôle, lors de ses absences, notamment pour la reprise des lignes téléphoniques du standard.

• Expérience confirmée en secrétariat,
• Expérience souhaitée en administration de Direction,
• Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (Word et Excel),
• Maîtriser les règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,
• Connaître les circuits et procédures administratives,
• Connaître les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu,
• Connaître les règles de gestion budgétaire et financière d’un service,
• Connaître le fonctionnement des services de la collectivité,
• Disponibilité en fonction des nécessités du service,
• Avoir des qualités relationnelles,
• Sens de l’écoute,
• Sens du service public.