RESPONSABLE GESTION ADMINISTRATIVE ET SECRÉTARIAT H/F

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous rejoindrez la cellule de gestion administrative de la Direction de l’Éducation, en charge du suivi du personnel des écoles. Elle assure le calcul du temps de travail annualisé des agents, le suivi des absences et des arrêts de travail, la coordination des remplacements et renforts, ainsi que le suivi des interventions des sociétés de nettoyage dans les établissements scolaires.
Chaque jour, vous assurerez le suivi administratif des aménagements des écoles, le traitement des demandes des établissements et la rédaction des comptes rendus. Missions / conditions d'exercice

• Vous assurerez le recueil, le traitement et l’analyse des données et documents relatifs aux travaux d’aménagement et aux dispositifs mis en place dans les établissements scolaires ;
• Vous rédigerez et actualiserez des fiches synthétiques claires et structurées destinées à informer les élus sur les spécificités, besoins et évolutions de chaque école ;
• Vous assurerez des échanges réguliers avec les directions municipales, métropolitaines et les directions d’école afin de garantir une circulation fluide de l’information et une mise à jour constante des données ;
• Vous réaliserez la saisie, la mise en forme et la présentation de documents à l’aide d’outils bureautiques adaptés (tableaux de suivi, rapports, présentations Word et Excel) et rédigerez des courriels, comptes rendus et fiches en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes ;
• Vous participerez à la préparation et au traitement des demandes des conseils d’école, notamment au suivi des travaux dans les écoles : renseignement des ordres du jour des conseils d’école trimestriels, envoi des informations aux élus siégeant en conseil d’école via des fiches préétablies, recherche et centralisation des informations auprès des directions municipales et métropolitaines intervenant dans les écoles et leurs abords, traitement et analyse des demandes formulées dans les comptes rendus de conseils d’école, envoi de courriels aux élus, directeurs d’école et représentants des associations de parents d’élèves, suivi des demandes entre chaque conseil d’école et saisie des demandes de travaux dans le logiciel ASTECH ;
• Vous participerez également, de manière occasionnelle, à des visites d’écoles et à la rédaction des comptes rendus associés, rédigerez des projets de réponses aux courriers de parents d’élèves, syndics ou particuliers concernant des demandes de travaux ou des problématiques de sécurité, et pourrez assister, à la demande de la hiérarchie, aux conseils d’école à titre consultatif.

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau BEP/CAP à BAC Pro des métiers du secrétariat et/ou de gestion administrative ;
• Vous maîtrisez l’outil informatique et possédez de bonnes qualités rédactionnelles ;
• Vous savez analyser, synthétiser et traiter efficacement les informations ;
• Vous êtes organisé, rigoureux et savez gérer vos priorités ;
• Vous avez un bon sens relationnel, de la diplomatie et savez communiquer avec différents interlocuteurs ;
• Vous êtes autonome, réactif, polyvalent et disponible.