Assistante de direction des directeurs adjoints de cabinet

Le Département de Seine- et Marne mène une politique de grands projets, déployée sur l'ensemble du territoire, au service des Seine-et-Marnais.
En tant que collectivité territoriale, il accompagne au quotidien les résidents de Seine-et Marne dans à peu près tous les aspects de la vie
Chef de file des solidarités sur son territoire, il pilote ainsi les actions en faveur des seniors, des personnes en situation de handicap, de l'enfance, du logement ou encore de l'emploi.
Le réseau routier départemental, l'entretien, la rénovation et la construction de collèges, ou encore la lecture publique ; Il gère, par ailleurs, les transports interurbains et scolaires et mène une politique active en faveur du développement du sport et de la culture sur le territoire.
Le Département s'investit dans de nombreux domaines pour améliorer le quotidien des habitants. Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur adjoint de Cabinet, l'assistant(e) de direction constitue un maillon essentiel dans l'organisation, la coordination et la sécurisation des activités administratives du Cabinet et de la collectivité.
Interface entre les différents acteurs internes de notre collectivité et des partenaires externes, diplomatie, confidentialité et de rigueur administrative sont indispensables dans l'exercice des missions :
Direction Adjointe de Cabinet Proposition de rédaction et mise en forme de courriers dans un logiciel dédié,
Organisation de réunions entre le Cabinet, les directions opérationnelles et services, (réservation des créneaux, logistique organisationnelle, réservation des salles..),
Gestion et coordination des agendas entre le Cabinet et les assistantes de direction,
Gestion des congés dans le logiciel dédié,
Gestion des demandes d'interventions informatiques,
Validation des demandes de lots,
Traitement des réponses aux sollicitations relatives aux contremarques des Musées de notre collectivité,
Préparation des dossiers du Président (pages de garde, éléments à rassembler des services et du Cabinet + relances),
Intérim de l'Assistante des Conseillers Techniques et Directrice adjointe de Cabinet afin d'assurer la continuité de service en cas d'absence des collègues,
Manifestations Suivi du circuit de validation et enregistrement des notes d'intention,
Gestion de la boite mails « Manifestations » et suivi des réponses dans un tableau dédié,
Établir les déroulés des manifestations, rédaction du discours, demande d'éléments aux Directions en lien avec les Conseillers techniques, transmission aux élus concernés,
Participation aux manifestations importantes (accueil des invités, émargement, etc.).
Gestion des commandes de gerbes,
Gestion des bons de commandes du Cabinet et de la Direction de la communication.
Activités secondaires En l'absence des assistantes du pôle politiques publiques, vous serez également amené(e) à:
Traiter les courriers du Président et reporter les informations dans les tableaux de suivi pour les Conseillers Techniques et effectuer des relances,
Distribuer le courrier.
Vous disposez d'une expérience solide similaire en collectivité territoriale ou dans le domaine de l'assistanat de direction,
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, de leur environnement institutionnel et réglementaire,
Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques, de communication électronique et de visioconférence, ainsi qu'une capacité rédactionnelle irréprochable,
Organisation, réactivité, discrétion, curiosité intellectuelle, sens du service public et du travail en équipe animent votre quotidien,
Permis B souhaité
Titres restaurant

• Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance obligatoire
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS