RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER - TEMPS PLEIN (H/F)

Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances
Procédure budgétaire et comptable

Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe

Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le coordinateur intervient à parts égales sur le volet administratif — organisation, coordination, gestion documentaire, suivi RH de proximité — et sur le volet financier — suivi budgétaire, exécution des dépenses, interface avec la direction des finances et suivi des marchés du périmètre DGS. Ces deux dimensions sont indissociables dans l'exercice quotidien du poste.
Il est le référent directe des Assistantes Administrative pour les missions de secrétariat courant, et assure la transmission de consignes permettant une suppléance effective en cas d'absence.
Le poste s'exerce au sein de l'Hôtel de Ville de Baie-Mahault, en bureau de proximité immédiate de la DGS. La coordinatrice administrative et financière est le premier interlocuteur administratif et financier de la DGS au quotidien. Missions / conditions d'exercice
VOLET A – Coordination administrative

MISSION PRINCIPALE :

Assurer la coordination administrative, financière et organisationnelle des activités de la Direction Générale des Services, en garantissant la bonne gestion des dossiers stratégiques, le suivi financier des actions et l’organisation des événements de la collectivité.
A.1 – Organisation et coordination du bureau de la DGS

• Organiser et fluidifier le fonctionnement administratif quotidien du bureau de la DGS
• Assurer la gestion de l’agenda de la DGS
• Gérer les flux de courrier, notes et documents : réception, enregistrement, ventilation, suivi des réponses, archivage
• Préparer et organiser les réunions de la DGS : convocations, ordre du jour, dossiers, comptes rendus et suivi des décisions
• Mettre en place et actualiser des outils de suivi et de reporting
• Coordonner la transmission des instructions et arbitrages de la DGS aux directions et pôles concernés
• Assurer la veille sur les échéances réglementaires, institutionnelles et calendaires à portée de la DGS

A.2 – Suivi des dossiers transversaux et interface avec les directions

• Assurer le suivi des dossiers transversaux confiés par la DGS : état d'avancement, relances, synthèses
• Constituer les dossiers nécessaires aux instances de décision : conseil municipal, bureau municipal, comité de direction
• Assurer l'interface administrative entre la DGS et les directions opérationnelles : transmission, relais, coordination
• Suivre les conventions, protocoles et partenariats relevant du périmètre de la DGS
• Contribuer à la rédaction de notes de synthèse, rapports et documents de pilotage à destination de la DGS

A.3 – Appui à la gestion RH de proximité

• Assurer le suivi administratif des dossiers des agents faisant partie du pôle stratégique relevant du périmètre DGS, en lien avec la DRH
• Gérer les plannings, congés et absences des agents du périmètre DGS
• Contribuer à la préparation des entretiens professionnels et des actes de gestion courants
• Assurer le suivi des formations et des déplacements des agents du périmètre DGS

A.4 – Organisation et coordination des évènements

• Organiser des manifestations, réunions et événements de la collectivité
• Coordonner les prestataires, partenaires et intervenants
• Assurer la logistique des évènements (réservations, invitations …)
• Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions et manifestations
• Elaborer les rétro plannings et assurer le suivi opérationnel
• Veiller au bon déroulement des événements et assurer les bilans post-évènementiels

VOLET B – Coordination financière
B.1 – Suivi budgétaire et exécution des dépenses

• Assurer le suivi des engagements, devis, bons de commande et factures
• Préparer et instruire les bons de commande, devis, factures et pièces justificatives des dépenses du périmètre DGS
• Participer à l’élaboration et au suivi budgétaire des actions et projets
• Contrôler les dépenses et suivre les tableaux budgétaires
• Produire et actualiser les tableaux de bord budgétaires à destination de la DGS
• Contribuer à la préparation du budget primitif et des décisions modificatives du périmètre DGS
• Contrôler les dépenses et suivre les tableaux budgétaires
• Participer à l’élaboration et au suivi budgétaire des actions et projets

B.2 – Suivi des marchés et de la commande publique

• Assurer le suivi des marchés et contrats du périmètre DGS : notifications, reconductions, avenants, échéances
• Préparer les pièces administratives nécessaires aux procédures de mise en concurrence du périmètre DGS
• Veiller au respect des seuils et procédures applicables en matière de commande publique
• Assurer la liaison avec la direction des achats et la direction des finances pour les marchés transversaux impliquant la DGS
• Tenir à jour le tableau de bord des marchés et contrats du périmètre DGS

B.3 – Pilotage financier et aide à la décision

• Alerter la DGS sur tout dépassement, sous-consommation ou anomalie budgétaire détectée dans le périmètre
• Contribuer aux travaux de clôture budgétaire de fin d'exercice Profils recherchés

Savoir-faire – Volet administratif:
-Coordination & organisation

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et de coordination administrative
• Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités du bureau de la DGS
• Gestion des flux documentaires : courrier, notes, rapports, comptes rendus
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissance des procédures administratives applicables aux collectivités territoriales (CGCT)
• Maîtrise de la rédaction administrative : notes de synthèse, courriers officiels, comptes rendus
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques
• Organiser et prioriser les activités
• Assurer le suivi de dossiers multiples
• Utiliser les logiciels bureautiques et métiers
• Communiquer efficacement avec différents interlocuteurs

Dossiers transversaux & RH

• Suivi des dossiers transversaux confiés par la DGS : état d'avancement, relances, synthèses
• Suivi administratif des dossiers du personnel relevant du périmètre DGS, en lien avec la DRH
• Gestion des plannings, congés et absences du périmètre DGS

Savoir-faire:
Volet financier Gestion budgétaire:

• Connaissance des règles de la comptabilité publique M57 et de l'exécution budgétaire
• Suivi des crédits du périmètre DGS : engagements, liquidations, mandatements
• Préparation des bons de commande, devis, factures et pièces justificatives du périmètre DGS
• Contribution à la préparation du budget primitif
• Production de tableaux de bord budgétaires à destination de la DGS

Commande publique:

• Notions en droit de la commande publique (code de la commande publique)
• Suivi des marchés et contrats du périmètre DGS : notifications, reconductions, avenants, échéances
• Préparation des pièces administratives pour les procédures de mise en concurrence du périmètre DGS
• Liaison avec la direction des achats et la direction des finances pour les marchés transversaux, les pôles et le cabinet du maire

Savoir-être:
Rigueur & autonomie:

• Rigueur, fiabilité et sens aigu de l'organisation
• Autonomie dans la gestion des dossiers et anticipation des échéances
• Capacité à gérer des dossiers multiples et de nature différente simultanément
• Force de proposition auprès de la DGS sur les améliorations de procédures

Discrétion & relationnel:

• Discrétion absolue et respect de la confidentialité des dossiers DGS
• Obligation de réserve stricte (art. 26, loi n° 83-634 du 13 juillet 1983)
• Aisance relationnelle avec les directions, la direction des finances et les partenaires
• Sens du service public, loyauté et disponibilité

Le poste implique une grande réactivité et une capacité à gérer simultanément des dossiers de nature différente. Une disponibilité adaptée aux exigences du calendrier institutionnel est attendue (clôture budgétaire, conseil municipal, procédures de marchés).
Le coordinateur est garant de la continuité du service en cas d'absence : il assure la passation de consignes à l'assistante polyvalente suppléante et veille à la mise à jour permanente des dossiers en cours.
L'agent est soumis à l'obligation de réserve et à la discrétion professionnelle au sens de l'article 26 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, avec une acuité particulière concernant les informations budgétaires, financières et de gestion des ressources humaines traitées au niveau de la DGS.