CDI - ASSISTANT DE DIRECTION / OFFICE MANAGER F/H

Meent accompagne un groupe de communication spécialisé dans la conception et le déploiement d’expériences événementielles dans le recrutement de son Assistant(e) de Direction / Office Manager en CDI. Rattaché(e) à la fonction RH et en lien étroit avec les équipes Finance, IT ainsi que les interlocuteurs Workplace / Facilities Management (OMC) et les prestataires externes, vous assurez le bon fonctionnement quotidien du site et la qualité des services aux collaborateurs.
À ce titre, vous veillez à l’optimisation des moyens généraux et apportez un support opérationnel et organisationnel à la Présidence et à la Direction Générale, contribuant ainsi à la fluidité des opérations et à la performance globale de l’organisation.

En lien étroit avec les équipes internes et les prestataires externes, vous intervenez sur l’ensemble des sujets liés à la gestion du site, aux services généraux et au support à la direction.
Vous assurez le pilotage quotidien du site et garantissez la fluidité des opérations (gestion des demandes collaborateurs, incidents, urgences, logistique) ;
Vous centralisez et pilotez l’ensemble des sujets liés aux locaux : maintenance, sécurité, accès, interventions techniques ;
Vous veillez à la conformité réglementaire du site (contrôles périodiques, registres obligatoires, levée des réserves) ;
Vous gérez la flotte automobile (leasing, assurances, entretien, suivi des véhicules, cartes carburant, stationnement).
Gestion administrative & fournisseurs
Vous pilotez la relation fournisseurs (devis, commandes, suivi, réception, conformité des prestations) via le logiciel Dynamics 36 ;
Vous assurez la gestion et la traçabilité des documents administratifs (contrats, baux, attestations, archivage) ;
Accueil, vie de bureau & services aux équipes
Vous pilotez la qualité de l’accueil et encadrez les prestataires associés (accueil, sécurité, propreté) ;
Vous encadrez une équipe dédiée de 3 personnes ainsi que les prestataires liés à votre périmètre ;
Vous assurez une coordination étroite avec les équipes RH, Finance, IT et Workplace (respect des process RH, formations, sécurité, DUERP) ;
Support à la Présidence & Direction Générale
Vous organisez les réunions, événements et rendez-vous professionnels ;
Vous suivez les documents contractuels (vérification, signature, archivage) ;
Vous intervenez en support opérationnel sur des sujets transverses en lien avec la direction.
Vous justifiez d’une expérience significative (5 à 10 ans minimum) sur un poste d’Office Manager, Responsable Services Généraux, Facilities Manager ou équivalent, idéalement dans un environnement exigeant ;
Vous disposez d’une bonne connaissance de la réglementation en matière de santé et sécurité (bâtiments et personnes), ainsi que des obligations associées ;
Vous êtes capable de piloter plusieurs projets en parallèle, avec rigueur et efficacité ;
Vous évoluez aisément dans un environnement international et disposez d’un anglais courant ;
Vous avez une bonne compréhension des sujets budgétaires et administratifs (suivi de budget, gestion fournisseurs, contractualisation) ;
Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et les environnements collaboratifs.
Vous êtes à l’aise pour interagir avec des interlocuteurs de tous niveaux : direction, managers, collaborateurs et instances représentatives du personnel (CSE) ;
Vous êtes une personne dynamique, solaire, engagée et force de proposition ;
Autres informations:

Type de contrat : CDI temps plein - forfait jours - CCN de l’événementiel
Lieu : Paris 16ème + télétravail
Début du contrat : Juillet 2026
Toutes les candidatures seront examinées sans considération de couleur, religion, sexe, âge, pays d’origine, handicap, ou données génétiques.