Assistant Gestion Service Finance F/H

Nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance dont l’établissement principal est situé au centre-ville de Montréal et faisant partie d’un groupe financier international pleinement engagé dans la construction d’un futur durable. À noter que le poste peut être au sein de la Succursale canadienne de BNP Paribas ou de l’une de ses filiales basées à Montréal.

Le poste et le département en un coup d’œil
L'adjoint(e) à la direction fournit un soutien administratif aux équipes de la finance et de la fiscalité au Canada. De plus, la personne soutient les activités d'un ou de plusieurs cadres supérieurs de la finance et de la fiscalité au Canada. Ce rôle participe en tant que membre du personnel de soutien administratif pour les activités du département, y compris la planification de réunions, la planification d'événements, la participation à l'engagement du personnel, la coordination des activités des visiteurs/invités et d'autres responsabilités générales.

L'adjoint(e) à la direction est responsable des activités suivantes :

• Fournir un soutien administratif de haut niveau pour le responsable de la plateforme de finance et de la fiscalité du Canada et un soutien auxiliaire au besoin au directeur financier du Canada et au responsable de l'équipe SMS
• Gestion du calendrier – agenda complexe et planification de réunions dans tous les fuseaux horaires, y compris la planification générale, la résolution des conflits d'agenda et l'optimisation du temps du gestionnaire
• Création, édition et préparation de contenu tel que des lettres, des tableurs, des graphiques et des présentations, y compris :
• L'utilisation de formulaires Microsoft pour les sondages et les commentaires, ainsi que la création de rapports pour analyser les résultats

Coordination des arrangements de voyage (nationaux et internationaux) pour le responsable de la plateforme et les cadres supérieurs au besoin, y compris les réservations de vols et d'hôtels, l'agenda, la logistique et d'autres préparatifs de réunion
Gestion des dépenses et soumission, liaison mensuelle avec l'équipe de gestionnaire d’affaire pour examiner les dépenses d'entreprise transversales
Planification et coordination de la logistique pour les événements internes/externes, tels que les réunions générales, les événements d'équipes, les événements du personnel sur place et hors site, les programmes d’apprentissage et de formation internes, les réunions avec les clients externes et toutes les autres exigences d'événements ad hoc
Gestion de l'agenda et de la logistique pour les visiteurs (visites du personnel/gestionnaires, autorités fiscales, auditeurs, etc.)
Modification et distribution de rapports, de factures et de contrats ; Maintenir des dossiers physiques et numériques du département à l'aide de diverses méthodes de classement, de stockage, d'archivage et de récupération.
Renouvellement, arrangement et distribution de fournitures départementales
Gestion des listes de distribution électroniques pour les équipes
Obtenir des devis de fournisseurs externes pour les événements, en garantissant des prix compétitifs et des services appropriés
Mettre en œuvre tous les projets ou tâches raisonnables, selon les demandes du superviseur ou du gestionnaire.
Liaison avec le chef de cabinet de Finance et Fiscalité pour l’Amérique pour les projets transversaux du département
Coédition et publication d'un bulletin bihebdomadaire avec le personnel, en garantissant la diffusion d'informations précises en temps opportun
L’adjoint(e) à la direction joue un rôle clé dans la facilitation de la vie quotidienne au bureau ou pendant les voyages des personnes qu'il assiste. Il doit être considéré comme la personne de confiance pour le soutien et la résolution rapide des problèmes, pour l'équipe de gestion (en priorité) et le personnel (lorsque nécessaire).

Conditions de travail : Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi.

Diplôme universitaire ou supérieur, avec une solide compréhension des principes et des processus pour fournir des services de soutien à la clientèle et aux cadres supérieurs. 5-10 ans d'expérience prouvée en tant qu'adjoint(e) à la direction, soutenant les directeurs de département ou les cadres dirigeants
Gestion de calendrier de niveau exécutif, gestion de réunions, gestion du temps, planification stratégique des tâches, gestion de voyages complexes, traitement des dépenses, gestion de la communication et planification d'événements.
La connaissance de l’anglais et du français est requise.
La personne sera en mesure de faire de l’écoute active et a un sens clair de la communication, tant verbalement qu'à l'écrit. La personne communiquera de manière proactive, en anticipant les besoins de ses gestionnaires et en signalant les problèmes au besoin – avec tact et avec une confidentialité stricte. Démontrez de la flexibilité et une approche positive face aux nouveaux projets et défis dans les initiatives transversales du département.
~ La personne est attentive aux détails, flexible et apprécie les défis administratifs de soutenir des employés de niveau exécutif.

Compétences techniques :
Excellente maitrise de Word, PowerPoint et Excel, ainsi qu'en Microsoft Outlook.
Faire preuve d’une excellente organisation, flexible et apprécie les défis administratifs de soutenir un département de personnes et de programmes diversifiés.
En plus d’une rémunération compétitive, nous vous offrons de nombreux avantages y compris un programme d’assurance famille et conjoint.e flexible, un régime de retraite à cotisations définies et des jours payés pour le bénévolat. Des arrangements de travail hybrides sont disponibles pour la majorité des positions. Une présence au bureau est requise pour un minimum de 3 jours par semaine, une de ces journées doit être un lundi et/ou un vendredi. BNP Paribas offre d'excellents programmes de formation et de développement personnel, ainsi que des opportunités d’évolution au sein de l'entreprise et à l’international.

Pour en savoir plus sur notre gamme d’avantages, cliquez ici

Vous devez être légalement admissible à travailler dans la grande région de Montréal et, s’il y a lieu, détenir un permis de travail ou d’études valide. La présence physique dans le(s) bureau(x) de BNP Paribas est un prérequis essentiel pour ce poste ;

~ e pour un poste qui demande de travailler dans /pour l’industrie américaine des sécurités, vous devrez fournir vos empreintes digitales et serez sujet à des vérifications d’antécédents additionnelles par l’entremise du FBI. BNP Paribas Securities Corporation est tenue de maintenir un programme de surveillance de la conduite de ses Personnes Associées; certaines de vos données personnelles seront transmises aux États-Unis d’Amérique et mis à disposition des régulateurs américains. Veuillez contacter BNPP pour plus d’informations; e de l’organisation en tant qu’individu et traiter tout le monde sur un même pied d’égalité, nous permet de créer un environnement de travail qui valorise et respecte les personnes pour leurs talents, leurs aptitudes et leurs compétences.

BNP Paribas recrute, emploie, forme, paye et promeut indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, de l'origine, du genre, de l’orientation sexuelle, du handicap, de l'âge et autres statuts protégés (Loi sur l’équité et matière d’emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne).

BNP Paribas est la première banque de l’Union européenne et un acteur bancaire international de premier plan. Présent dans 63 pays, avec plus de 180 000 collaborateurs et collaboratrices, le Groupe détient des positions clés dans plusieurs domaines d’activité bancaires et de services financiers.

La mission de BNP Paribas est de contribuer à une économie responsable et durable en finançant et en conseillant ses clients selon les normes éthiques les plus élevées, tout en nous efforçant de répondre aux préoccupations essentielles en matière d’environnement, de développement des territoires et d’inclusion sociale.

e.s, BNP Paribas au Canada continue d'attirer des experts de différents domaines, ainsi que des jeunes talents ambitieux du monde entier. e.s un milieu de travail enrichissant et international où ils∙elles peuvent bâtir leur carrière professionnelle en perfectionnant leurs compétences, en relevant des défis et en enrichissant leurs connaissances de l'industrie financière.

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