Assistant administratif H/F et d'accueil

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )

Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non

Management
Non
Rémunération indicative
à partir de 1801.74 euro/brut
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d’un remplacement de 6 mois, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) (F/H) à temps plein pour rejoindre le service Affaires Juridiques et Commande Publique (AJCP), rattaché à la Direction des affaires financières et juridiques.
Intégré(e) à une équipe de 4 personnes, vous travaillerez sous l’autorité de la responsable du service et participerez activement au bon fonctionnement administratif d’un service à forte dimension réglementaire.
Missions / conditions d'exercice
Au cœur de l’activité du service, vous assurez les missions administratives liées aux affaires juridiques et à la commande publique, dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur.
À ce titre, vous serez notamment chargé de :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de premier niveau, informer et orienter les interlocuteurs.
• Gérer le secrétariat du service : enregistrements, courriers entrants et sortants, saisie et mise en forme de documents, classement et archivage.
• Suivre les tableaux de bord administratifs (chrono, archives, suivi des procédures).
• Assurer la transmission électronique de documents (interne, Préfecture, plateforme des marchés publics).
• Gérer l’agenda des marchés publics : suivi des procédures, organisation matérielle des commissions, mise à jour des plannings, suivi des reconductions de marchés.
• Mettre en forme et envoyer les courriers liés aux procédures de marchés publics et d’assurances en lien avec les rédacteurs.
• Participer à la gestion comptable du service : saisie des bons de commande, suivi de la facturation.
• Contribuer à la gestion RH du service : tenue du planning de l’équipe. Profils recherchés

• Vous disposez d’une expérience administrative, idéalement acquise dans un service à activité réglementaire.
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Internet).

• Sens des responsabilités et grande rigueur.
• Excellent sens de l’organisation.
• Capacité d’analyse et de priorisation.
• Goût du contact et aptitude au travail en équipe.
• Discrétion professionnelle indispensable.