SECRETAIRE CONSEIL ACCUEIL (H/F)

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Conseil départemental du Val d’Oise, recrute pour la Direction des routes départementales, une secrétaire mutualisée ayant pour mission d’apporter une aide permanente aux services en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Assurer la partie administrative des relations des services et de ses agents avec les différents interlocuteurs des autres services de la collectivité.
En priorité : secrétaire mutualisée des services :

• Ressources Techniques
• Gestion et Entretien des Routes

En intérim : secrétaire du service Etudes, Projets et Travaux Missions / conditions d'exercice
Activités :

• Assure l’accueil téléphonique, le filtrage et l’orientation
• Gère les agendas des chefs de services, organise les réunions et rendez-vous de recrutement
• Référent Elise pour les services (agent « ressource » en appui des services, appui de suivi hebdomadaire, tableaux de bord, relances…)
• Gère le courrier Elise (mise en forme, choix des formules de politesse, circuit de validations, classement…)
• Gère le courrier papier (mise en forme suivi des validations, envoi, dispatch des courriers arrivés…)
• Gère les commandes de fournitures, et les demandes d’interventions (entretien des locaux, interventions techniques…)
• Prise de note, rédaction et diffusion des rapports et compte-rendu de réunions
• Veille au respect des échéances des notes et courriers
• Traitement et suivi des feuilles d’heures en parapheur électronique IXBUS
• Gère les congés/absences pour les agents des services
• Gère des tâches logistiques diverses : commande de fourniture, gestion des imprimantes et photocopieur, classement, archivage
• Appui administratif divers pour les agents des services

Profils recherchés
Compétences requises :
Technique :

• Aptitudes et connaissances des techniques de secrétariat
• Qualités rédactionnelles
• Capacité d'organisation et de planification
• Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Elise, IXBUS

Relationnel :

• Savoir travailler en équipe
• Sens de l'organisation
• Rigueur, discrétion, écoute et respect de la confidentialité
• Qualité relationnelle

Connaissances :

• Connaître les règles de fonctionnement de l'institution et des collectivités territoriales
• Connaître l'outil informatique

Profil :
Baccalauréat
Poste ouvert aux adjoints administratifs.
Spécificités :
Tous les postes du Conseil départemental sont handi-accessibles
Si cet avis vous intéresse, merci de bien vouloir vous connecter au site puis de déposer votre CV et lettre de motivation en ligne via le lien indiqué sur l'offre d'emploi référencée 107532 en précisant votre rémunération actuelle et vos prétentions salariales