Assistant,Administrative Assistance

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé idéalement au cœur de la Région Nouvelle-Aquitaine, le département de la Charente offre l’avantage d’une agréable qualité de vie et de paysages très divers. Charente limousine, Charente périgourdine, pays du Cognac, vallée de l’image d’Angoulême, constituent des atouts économiques et culturels pour le département. De nombreux et grands festivals y sont organisés toute l’année: le Festival international de la Bande dessinée y côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du monde à Confolens. Ouvert sur les métropoles, le département de la Charente est accessible grâce aux axes nationaux et la LGV qui desservent ses territoires.
Tourné vers le développement de l’image de son territoire, le Département de la Charente accorde une importance particulière à l’éducation, à travers les collèges dont il a la charge, à l’accessibilité de ses territoires, à travers l’entretien des routes départementales, et aux solidarités humaines, à travers les maisons des solidarités.
Avec l'Ecole départementale de musique (EDM), le Département de la Charente s'engage en faveur d'une
véritable politique d'éducation musicale sur l'ensemble du territoire. Dans cette perspective, 22 disciplines sont proposées et placées sous la responsabilité de 52 enseignants diplômés, répartis sur 17 antennes départementales. Le choix d'un instrument est ainsi largement facilité par une équipe compétente et à l'écoute qui sait guider, orienter et transmettre sa passion.
Missions / conditions d'exercice
Placé·e sous l’autorité du/de la chef.fe du secteur Action culturelle, l’assistant·e assure le secrétariat, la gestion administrative et contribue à la mise en œuvre, à la diffusion et à l’accueil des actions culturelles de l’EDM, en lien étroit avec les équipes pédagogiques, les partenaires et les publics. Il/elle peut être amené.e à travailler sur des dossiers liés au fonctionnement global de l'EDM.
L'agent.e assiste également la Direction de la Culture (10%).
Missions:
1/ Secrétariat et gestion administrative (50%)

• Suivi administratif des dossiers (fiches projets, cahiers des charges, courriers, autorisations parentales, conventions, etc.) et gestion des déclarations d’assurance et de la SACEM.
• Organisation des réunions (inscription dans les agendas, réservation des salles et demandes de liens visio, envoi des convocations et ordres du jour, prise de notes et rédaction des comptes rendus).
• Effectuer les demandes de devis et assurer les réservations nécessaires (catering, restauration, hébergement...).
• Collecte des données chiffrées, renseignement et actualisation des tableaux de bord et listings de suivi.
• Mise en page bilans, conventions et courriers.
• Classement et archivage des dossiers.
• Accueil téléphonique.
• Suivi courriers et boîte aux lettres électronique.
• co-gestion des locations d’instruments.

2/ Contribution à la mise en œuvre et à la diffusion des actions culturelles (30%)

• Collecte, suivi et diffusion des informations auprès des élèves et de leurs familles ainsi que des enseignants (informations courantes, fiches actions, événements).
• Contribution à la rédaction des supports de communication de l’action culturelle, en lien étroit avec la Direction de la communication.
• Diffusion des documents de communication, mise à jour et suivi des fichiers de destinataires.
• Communication auprès des partenaires et des publics ciblés selon les actions : envoi des supports,prises de contact.

3/ Contribution à la mise en œuvre des actions culturelles sur le terrain (10%)

• Participation à la préparation et à l’organisation logistique des actions culturelles sur le terrain et à l’installation et au rangement du matériel (chaises, pupitres, etc.).
• Accueil des publics lors des événements.

4/ Assister la Direction de la Culture (10%)
Assistance auprès du/de la directeur.rice : appui à la coordination des 3 services de la direction pour tableaux de bord, reporting, afin de faciliter et optimiser la gestion administrative, programmation de réunions, gestion des appels, organisation de réunions. Profils recherchés
Savoirs

• Connaître l'environnement des collectivités territoriales, l'organisation et le fonctionnement du Conseil départemental, de la direction et du service
• Connaissance des procédures administratives et des règles de gestion courantes
• Connaissance des outils bureautiques et collaboratifs
• Connaissance des règles de base liées à l’organisation d’événements culturels
• Notions en communication institutionnelle et connaissance des publics

Savoir-faire

• Suivi administratif de dossiers complexes et multiples
• Rédaction de documents administratifs
• Maîtrise des outils informatiques, numériques et bureautiques
• Maîtrise des techniques d'accueil téléphoniques et physiques
• Organisation de réunions et gestion d'agendas

Savoir-être

• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et réactivité
• Aisance relationnelle et esprit d'équipe

discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
-Sens du service public