AGENT D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE CCAS H/F

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non

Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du directeur du CCAS et sous l’autorité directe de la responsable de la Maison des séniors, le ou la chargé.e d’accueil et de gestion administrative accueille, oriente, renseigne et accompagne les usagers dans leurs démarches en utilisant les différents canaux de communication mis à disposition (physique, téléphonique, numérique). Il ou elle sera également amené.e à suivre les dossiers administratifs qui lui seront confiés et à assister l’équipe des la Maison des séniors dans ses différentes missions.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Accueil du public :

• Accueillir, orienter et renseigner les usagers en utilisant les différents canaux de communication mis à disposition (physique, téléphonique, numérique),
• Orienter, le cas échéant, vers les services ou organismes compétents,
• Évaluer les besoins et l’autonomie des usagers et faire la liaison avec la coordinatrice Maintien à domicile le cas échéant,
• Participer à la recherche de documentation afférente aux séniors.
• Tenir à jour l’affichage à destination des usagers

Gestion administrative :

• Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier
• Rédiger des courriers ou tout autre document administratif en lien avec l’activité du service
• Conduire des recherches techniques et des vérifications administratives
• Instruire administrative et technique des dossiers
• Assurer le classement des dossiers

Missions complémentaires :
• Participation aux activités proposés par la Maison des Séniors et le pôle
Encadrement : non concerné Profils recherchés
Savoirs :

• Connaissance de la fonction publique territoriale
• Rôles et attributions des différents services de la collectivité
• Techniques d’accueil et d’écoute active
• Techniques de communication orale et écrite
• Logiciels bureautiques
• Vocabulaire professionnel
• Techniques rédactionnelles
• Techniques de régulation de conflit

Savoirs faire :

• Accueillir le public avec amabilité et empathie
• Prendre et transmettre des messages aux personnes concernées
• Recevoir, filtrer et orienter les appels, courriels et documents reçus
• Appliquer les principes de neutralité et de non-discrimination
• Réguler l’entrée des visiteurs et groupes
• Repérer d’éventuelles difficultés de la part des usagers
• Produire des écrits professionnels
• Créer et mettre à jour des tableaux de bord

Savoirs être :

• Disponibilité
• Dynamisme
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Ecoute et patience
• Sens du service public
• Rigueur
• Gestion du stress
• Amabilité
• Faire preuve d’initiative

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Temps de travail : 36h30 (9 jours de RTT)
• Missions non-télétravaillables
• NBI : 10 points (accueil)
• Contraintes et risques particuliers associés au poste : Présence possible lors des activités les vendredis après-midis et en semaine sur des horaires de travail élargis et lors de jours fériés. Déplacements éventuels.