Secrétariat Assistanat - Assistant de Direction H/F

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps complet
Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Rattaché à la Direction de l'Aide Sociale à l'Enfance en charge des Evaluations et de la Protection Administrative, au sein de la Direction Enfance et Famille, vous exercez les missions suivantes :

• Assurer les missions de secrétariat et d'assistance ainsi que le traitement de dossiers particuliers confiés par la Directrice,
• Assurer le suivi et la coordination des informations internes et externes à la direction,
• Assurer l'interface avec l'équipe centrale, les équipes des Pôles Evaluation et Protection Administrative et la Cellule de Recueil des informations Préoccupantes,
• Effectuer des missions d'assistance et de secrétariat auprès des 2 chargés de mission,
• Assurer la gestion administrative du dispositif d'aide à domicile proposée aux familles au titre l'aide sociale à l'enfance,
• Appui stratégique et organisationnel à la Direction :
• Assister la Directrice dans l'organisation quotidienne
• Rédiger et mettre en forme courriers et documents dans le respect de la charte graphique du Département
• Assurer le suivi et la distribution des courriers du service

Gestion administrative et RH :

• Assurer le suivi des dossiers RH (recrutements, départs, mobilités, retraites)
• Mettre à jour les outils de suivi des effectifs et veiller aux échéances contractuelles
• Organiser les formations internes et en partenariat (gestion administrative et logistique)

Diffuser les informations et coordonner les retours au sein du service
- Participer à l'organisation des réunions territoriales des secrétaires
Assurer la circulation de l'information (courriers, notes, parapheurs...)

• Favoriser la communication transversale entre services
• Participer au recensement et à l'analyse des données liées aux dispositifs de prévention

Assurer le suivi administratif du dispositif AESF :Gestion des dossiers et des échéances

• Saisie dans les logiciels métiers
• Participer à la rédaction de rapports, comptes rendus, notes et courriers et élaboration de procédures et documents techniques Profils recherchés

Connaissance de la législation sociale et médico-sociale

• Connaissance du champ d'intervention des travailleurs sociaux et médico-sociaux
• Connaissance des dispositifs de prévention et de protection administrative à domicile
• Maîtrise des procédures institutionnelles et circuits de courriers
• Connaissance des procédures d'archivage (papier et numérique)

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Maîtrise des logiciels métiers (Solis, Airs Courrier, KDELIB)
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Sens du travail en équipe et capacité à transmettre l'information de manière claire