Agent Administratif polyvalent de Mairie

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non

Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) au chef de service à la population sous l'autorité du directeur général des services de la commune, l'agent polyvalent assurera diverses missions administratives répartie au sein d'un collectif:

• Accueil de la population
• Agent postal de la commune
• Officier d'état civil par délégation assure l’ensemble des missions d’Etat civil de la commune
• Recensement de la population
• Recensement militaire
• Aide à la préparation, mise en place des élections
• Aide dans le domaine funéraire et cimetière
• Périscolaire – suivi et préparation des dossiers avant transmission au service Finances

Missions / conditions d'exercice
Les activités principales du poste sont:
1. Accueil de la population:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés, des élus, des collègues
• Prise de messages pour l'ensemble des services de la commune
• Gestion et harmonisation des calendriers pour le Maire et les Adjoints
• Fournir une première information sur les démarches administratives
• Orienter les administrés vers les services compétents

2. Gestion de l'agence postale communale:

• Accueil des usagers du service postal
• Assurer l'ensemble des services postaux
• Tenue de la caisse et des opérations courantes de l'agence postale communale
• Appliquer les procédures de manipulation de fonds

3. Etat Civil :

• Rédaction des actes (reconnaissances, mariages, PACS, changements de nom, et en l’absence de l’autre agent décès, transcriptions de décès)
• Mise à jour des actes sur les registres d'état-civil
• Duplicata de livrets de famille
• Établissement de cartes de félicitations (naissances, mariages)
• Remise et suivi des dossiers de mariage
• Baptêmes Civils
• Tables annuelles d'état-civil
• Reliure des registres d'état-civil pour transmission au TJ
• Tables décennales (10 ans)
• Certificats d’hébergement des étrangers

_ ...
4. Elections:

• Aide à la préparation, à la mise en place des élections,
• Inscription sur les listes électorales
• Suivi et réalisation des demandes de cartes électorales
• Aide à l’organisation et suivi des diverses taches élections

5- Recensement militaire / population

• aide à la mise en place et au suivi des recensements
• saisie des recensements militaires
• préparation et réalisation des enquêtes
• Transmission des résultats

L'ensemble des missions s'effectuent suivant un planning incluant le travail le samedi pour les permanences de la mairie et la tenue de l'agence postale communale, peut être amené à travailler plusieurs samedis d'affiler dans le même mois. Profils recherchés
Connaissances générales et théoriques:
code générale de la fonction publique territoriale
Formation professionnelle: les bases de l’État civil et les bases de la tenue d'une agence postale
Connaissances des bases du recensement militaire
Connaissance des bases du droit et de la législation funéraires
Connaissance des bases des protocoles d’Élections
Compétences pratiques et compétences spécifiques:
Compétence à établir et maintenir une communication efficace et adaptée avec les différents interlocuteurs
Capacité à gérer les conflits
Aisance informatique: word, excel, powerpoint, teams,
Maitrise de l'expression écrite
Qualités professionnelles:
- Relationnel et sens du service:
Sens de l'écoute : capacité à écouter attentivement et à comprendre les besoins des autres
Savoir maintenir une attitude positive et constructive dans un cadre collaboratif

• Force de proposition
• Rigueur et organisation

Être capable de traiter plusieurs dossiers en parallèle tout en respectant les délais et les priorités.
Garantir la fiabilité des informations traitées

• Adaptabilité: Faculté à s'adapter aux changements et à gérer les imprévus
• Discrétion professionnelle