Administrative Assistant Remote

Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non

Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
En référence aux grilles de rémunération du cadre d'emploi
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Directrice, vous assurez des missions liées à l’accueil, l’administratif et la communication. Poste clef dans le fonctionnement quotidien de l’établissement, il est le relais entre les élèves, les familles, les enseignants et l’administration.
Missions / conditions d'exercice

ADMINISTRATIF

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des flux de communication internes/externes
• Gestion de l’ensemble des tâches administratives du service : courriers, emplois du temps des enseignants, des élèves, fiches de présence, occupation des salles, affichages divers et autres
• Suivi du budget de fonctionnement, des dossiers de demandes de subventions et de la facturation, demandes de devis,
• Gestion administrative du parc instrumental (suivi des contrats de locations, mise à jour des listings)
• Suivi administratif de la scolarité : inscriptions, bulletins semestriels, emploi du temps etc. via le logiciel Opentalent
• Suivi des demandes techniques et des réparations nécessaires dans l’enceinte de l’établissement

COMMUNICATION

• En lien avec le service support : créer des outils de communication via les logiciels spécifiques
• Mise à jour des différents canaux de communication : blog de l’établissement, Facebook, chaîne Youtube, …

• Présence lors des évènements de l’établissement : aide diverse, photos, accueil du public, etc.
• Travail obligatoire les mercredis // Pas de télétravail Profils recherchés

SAVOIR FAIRE

• Maîtriser les logiciels et outils de bureautique et téléphoniques (suite Office, world, excel)
• Maîtriser les logiciels de communication (Indesign, canva, photoshop…)
• Aisance d’expression orale et qualités rédactionnelles confirmées - bon niveau de français
• Sens des priorités et gestion du temps et des urgences - Réactivité
• Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique
• Savoir organiser son travail en fonction des consignes écrites ou orales et respecter les délais

SAVOIR ÊTRE

• S'adapter à des situations de travail différentes et hiérarchiser les priorités
• Qualités relationnelles (disponibilité, diplomatie, sens de l’écoute et de la reformulation)
• Autonomie, adaptabilité, capacité d’organisation, prise d’initiative - Rigueur
• S’intéresser à la vie culturelle de la Ville de Montbard et au rayonnement du C.R.C. sur le territoire
• Obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité, neutralité en tous domaines
• Sens du service public et de l’intérêt général

PROFIL SOUHAITE