APPRENTI(E) Service Accueil - Etat-Civil - Elections - Archives

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Apprenti(e)

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Contrat d'apprentissage )
Les collectivités territoriales et établissements publics peuvent accueillir des apprentis dans le cadre de leur formation. Un contrat de travail de droit privé, d'une durée portant entre 6 mois à 3 ans, est signé entre l'apprenti en formation initiale, l'employeur et le centre de formation qui coordonne le dispositif.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Rémunération indicative

Selon la règlementation en vigueur

Descriptif de l'emploi

L'apprenti(e) sera direction sous la responsabilité de la Responsable du Service Accueil - Etat-Civil - Elections - Archives afin de renforcer durablement le service Accueil – État civil, de permettre le transfert progressif de la mission Archives et d'anticiper les besoins liés aux prochaines élections présidentielles de 2027.

L’apprenti sera progressivement formé à plusieurs métiers administratifs et bénéficiera d’un accompagnement par une responsable de service.
Le poste offre notamment l’occasion de travailler sur un véritable projet de professionnalisation des archives communales, en lien avec les Archives départementales du Val-d’Oise.
L’apprenti pourra ainsi acquérir une expérience concrète dans les domaines de l’accueil, de l’état civil, des élections, de l’administration générale et de la gestion documentaire.

Le poste comporte un accès à des informations personnelles et à des documents administratifs sensibles.
Une obligation renforcée de discrétion et de confidentialité s’applique donc aux missions confiées.
L’apprenti n’exerce pas de responsabilité décisionnelle et intervient sous l’encadrement des agents responsables des différentes missions.

Missions / conditions d'exercice

Archives – environ 40 %
• Identifier et classer les documents conservés par la commune.
• Participer à la reprise des fonds d’archives existants.
• Mettre à jour les outils de classement et de suivi.
• Préparer les opérations de versement.
• Préparer les opérations d’élimination sous le contrôle de la responsable et en lien avec les Archives départementales.
• Participer à la préparation d’un programme de numérisation des documents et registres anciens.
• Participer à l’organisation des archives numériques.
• Sensibiliser progressivement les services aux bonnes pratiques d’archivage.

Accueil et administration générale – environ 30 %
• Accueillir et orienter les administrés.
• Répondre aux demandes de premier niveau.
• Assurer l’accueil téléphonique.
• Participer au traitement et au classement des dossiers administratifs.
• Participer au traitement du courrier et des documents administratifs.
• Apporter un renfort administratif au service.

Élections et administration générale – environ 20 %
• Participer à la préparation des prochaines échéances électorales.
• Contribuer à la mise à jour et au suivi des listes électorales sous le contrôle de la responsable du service.
• Participer à la préparation administrative des opérations électorales.
• Apporter un appui ponctuel aux assemblées et aux autres missions d’administration générale.

État civil – environ 10 %
• Participer à la préparation et au classement des dossiers d’état civil.
• Participer à la gestion administrative des registres.
• Assurer des tâches administratives liées aux actes d’état civil sous le contrôle des agents compétents.
• Participer à la gestion administrative du cimetière.
• Participer aux opérations de numérisation et de classement documentaire.

Profils recherchés

Nous recherchons un candidat préparant notamment :
• un BTS Gestion de la PME ;
• un BTS Support à l’Action Managériale ;
• un diplôme ou titre en administration publique ;
• un diplôme ou titre en gestion documentaire ;
• une formation dans le domaine des archives ou de l’information-documentation
• ou toute formation administrative permettant de répondre aux missions du poste.

Compétences recherchées
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Sens de l’organisation.
• Capacité à classer et à traiter des informations avec rigueur.
• Respect des procédures et de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe.
• Intérêt pour le service public et le fonctionnement des collectivités territoriales.

Qualités personnelles
• Sens du contact.
• Ponctualité.
• Discrétion.
• Rigueur.
• Curiosité.
• Autonomie progressive.
• Capacité d’adaptation.
• Goût pour les missions polyvalentes.