Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

L’Assistant(e) de Direction assure le traitement et la gestion des dossiers afin d’assister un ou plusieurs managers (DGS, Directeurs de Pole, etc.…) dans le but d'optimiser la gestion de leurs activités (suivi des dossiers, gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, etc.).
Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction. Il/Elle sert principalement d'interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs pour permettre de faciliter la circulation de l’information et veillez à la bonne coordination des échanges. Favoriser la transversalité entre les services pour garantir une circulation fluide de l’information est le maître mot.
L’Assistant(e) de Direction s’exprime et rédige avec aisance. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des correspondants en lien avec la Direction Générale.
L’agent dispose d’un sens de l’organisation, de la polyvalence et l’adaptabilité évident.
Ces qualités permettront de participer à la continuité de service en assurant le remplacement des assistantes lors de leurs absences.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique du public ;
Planification et suivi ;
Traitement des dossiers et saisie de documents ;
Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ;
Suivi des projets et activités de la direction ;
Organisation et planification des réunions ;
Gestion de l’information, classement et archivage de documents ;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
Saisir des documents et de contenus divers ;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Activités spécifiques :
Tenir à jours les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires ;
Gérer les agendas ;
Utiliser des logiciels et des progiciels Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
Recevoir et orienter les demandes ;
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité ;
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
Trier, classer et archiver des documents ;
Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu ;
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu ;
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.

Profils recherchés

Savoir être polyvalent;
- discrétion ;
- Ponctualité et rigueur ;
- Sens du travail en équipe ;
-Sens du service public ;
- Volontaire et disponible ;
- Respect strict de la déontologie : comportement irréprochable, neutralité, laïcité, probité) ;
-Connaissances de l'environnement territorial ainsi que des droits et obligations des fonctionnaires ;
- Expériences sur un poste similaire souhaité.
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers.
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service connaissance de la collectivité.
- Technique de secrétariat.
- Technique de prise en notes.
- Maîtrise de l'outil informatique ( Miscrosoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques.
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité .
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative.
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, d'amabilité et d'adaptabilité
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation