ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Rémunération indicative

Traitement indiciaire + IFSE 380 €

Descriptif de l'emploi

Le Département des Côtes d'Armor recrute un Assistant ou une Assistante de direction par voie statutaire dans le cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux, à la Maison du Département de Saint-Brieuc Lamballe.

Vous êtes en charge du secrétariat et de la gestion administrative de la Direction, en lien avec l'encadrement de la MdD et les différents services de la direction.

Missions / conditions d'exercice

Organiser l'agenda de la directrice et des directrices adjointes, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités, organiser les déplacements, transmettre les messages, assurer la bonne préparation des réunions.
Réaliser des prises de notes et des comptes-rendus de réunions à la demande de la Direction, mettre en forme des travaux de bureautique.
Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction : recevoir, filtrer et transmettre les appels et les courriels de la boite contact de la Direction.
Assurer le suivi du courrier de la Direction : enregistrement dans PostOffice, départ et arrivée, distribution, relance, préparation des courriers de réponse.
Assurer le suivi des parapheurs de la Direction : vérification du contenu, réclamation des pièces manquantes, respect du circuit de diffusion.
Assurer l'appui logistique pour la Direction : réservation et préparation des salles pour les réunions, préparation des cafés d'accueil, suivi des stocks et achat de café/thé pour les événements importants.
Mettre à jour les annuaires téléphoniques.
Etre garante de l'actualisation du listing des partenaires du territoire en lien avec la mission développement territorial et social local.
Contribuer à l'animation de la Direction par l'accompagnement des services dans la préparation des temps forts et l'organisation de temps de convivialité, recensement des attentes des agents.
Contribuer à la bonne circulation de l'information au niveau de la Direction et de la collectivité : gestion des espaces Geco pilotés par la Direction, des mails d'information générale et d'information par site, en lien avec les coordinatrices de site.
Contribuer à l'accueil des nouveaux arrivants et nouvelles arrivantes : organisation des temps de rencontre avec la Direction, mise à jour des outils d'accueil, aide à la découverte de l'Institution.
Assister la Directrice et les directrices adjointes, dans le suivi de dossiers administratifs  : mise à jour des outils de suivi et de pilotage, recherche d'informations, recollement de données, préparation de courriers et de rapports.
Appui administratif au service éducation : aide à l'organisation des rencontres dans les collèges avec les élus et élues et des temps forts du service.
Appui administratif à l'assitanste RH et aux coordinatrices de site, en cas d'absence et pendant les congés.

Activités complémentaires :
Appui à l'accueil social en cas de situation exceptionnelle (ex : animation fonctionnelle des chargés ou chargées d'accueil)
Ambassadrice développement durable
Gestionnaire GECO pour la direction
Appui ponctuel aux directions adjointes

Profils recherchés

Gérer les priorités et hiérarchiser
Utiliser des logiciels métiers (Post-Office, Sesame, Calipso, Geco)
Maîtriser les outils bureautiques
Capacités rédactionnelles

Connaissance de l'environnement territorial
Aisance relationnelle
Sens de la communication
Capacité à alerter
Sens de l'organisation
Discrétion professionnelle
Respect de la confidentialité
Esprit d'initiative