UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'Enseignement Supérieur et de la Vie Étudiante. Il aura pour mission d'apporter un appui au fonctionnement quotidien de la Direction et contribuera ainsi au pilotage d'une politique publique stratégique.

Missions / conditions d'exercice

- Organiser et gérer l'agenda du Directeur ;
- Préparer les dossiers, documents et éléments nécessaires aux réunions et échanges de la direction ;
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, tableaux et documents de travail ;
- Réceptionner, trier et assurer le suivi du courrier, des parapheurs, demandes et dossiers ;
- Centraliser les informations nécessaires au suivi des dossiers de la direction ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi et outils administratifs utilisés par la direction ;
- Contribuer à l'harmonisation des documents et pratiques administratives de la direction ;
- Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers suivis par la direction ;
- Participer à la préparation des réunions de direction et assurer le suivi administratif des actions décidées ;
- Référent logistique pour la direction ;
- Contribuer au renforcement de la communication interne et veiller à la bonne circulation de l'information au sein de la direction ;
- Assurer une veille institutionnelle et réglementaire utile au fonctionnement de la direction et en informer le Directeur ;
- Apporter un appui aux différents services dans l'organisation des évènements et temps forts de la direction ;
- Participer à l'organisation des projets collaboratifs de la direction ;
- Participer à la préparation des bilans, rapports d'activité et documents de synthèse ;
- Contribuer à l'appropriation par la direction des outils numériques de suivi et de pilotage par la donnée, y compris les outils d'intelligence artificielle ;
- Apporter un soutien administratif ponctuel aux services de la Direction ;
- Participer à la continuité administrative en cas d'absence ou d'intérim.

Profils recherchés

·         Connaissance du fonctionnement des collectivités ;
·         Recherche de l'information et mise en application ;
·         Prioriser et suivre plusieurs dossiers et échéances ;
·         Maîtrise des outils bureautiques ;
·         Bonne maîtrise de la gestion administrative des dossiers ;
·         Aptitude au travail en équipe ;
·         Organisation, autonomie, polyvalence et rigueur ;
·         Respect du cadre hiérarchique ;
·         Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.